UNIVERSITATEA DANUBIUS GALATI FACULTATEA DE TIINTE ALE COMUNICRII SPECIALIZAREA COMUNICARE SI RELATII PUBLICE

LUCRARE DE DIPLOM

Coordonator stiintific, LECTOR UNIV. DR. CAMELIA MIHAELA CMECIU

Absolvent,

GALATI 2010

UNIVERSITATEA ,, DANUBIUS GALATI FACULTATEA DE STIINTE ALE COMUNICRII SPECIALIZAREA ,,COMUNICARE SI RELATII PUBLICE

SPECIFICUL COMUNICRII N ADMINISTRATIA PUBLIC LOCAL. STUDIU DE CAZ: PRIMRIA COMUNEI MUNTENI, JUD. GALATI

Coordonator stiintific, LECTOR UNIV. DR. CAMELIA MIHAELA CMECIU

Absolvent,

GALATI 2010

CUPRINS
Argument.................................................................................................................................4 I. ORGANIZATIA SI COMUNICAREA ORGANIZATIONAL.................................6 I.1. Conceptul de organizaie. .............................................................................................6 I.2. Comunicarea organizaional.........................................................................................8 I.3. Modaliti de comunicare organizaional..............................................................11 I.4. Tehnici de comunicare..................................................................................................13 I.5.Bariere de comunicare...15 I.6. Informaia i sistemul informaional...16 II. COMUNICAREA N ADMINISTRATIA PUBLIC LOCAL 21 II.1. Conceptul de administraie public21 II.2. Conceptul de administraie public local.....22 II.3. Comunicarea n administraia public local24 II.4. Relaiile publice n administraia public local...27 II.5. Managementul documentelor n administraia public local....30 II.6. Transparena n administraia public local...31 III. COMUNA MUNTENI DE LA ORIGINI PN ASTZI34 III.1. Monografia comunei Munteni, judeul Galai.34 III. 2. Familii istorice pe teritoriul comunei Munteni...36 IV.COMUNICAREA N PRIMRIA COMUNEI MUNTENI...39 IV.1.Prezentarea primriei comunei Munteni..........39 IV.2. Forme de comunicare n primria Munteni.40 IV.3.Modaliti de organizare a activitii primriei48 IV.4. Comunicarea primriei cu cettenii..57 IV.5.Comunicarea intern n primria Munteni.. 63 Concluzii....79 Bibliografia....82 Anexe.....85

INTRODUCERE Fascinant i omniprezent, comunicarea este o dimensiune fundamental a existenei i dezvoltrii umane din cele mai vechi timpuri. Practic nici un fel de activitate nu mai poate fi imaginat n afara procesului de comunicare. Deasemeni, comunicarea reprezint o caracteristic fundamental a fiinei umane. Comunicarea a fost de-a lungul timpului un subiect de cercetare intens studiat i mereu mbogit. De aceea am ncercat ca n aceast lucrare s art din punctul meu de vedere ceea ce nseamn organizaia i comunicarea n administraia public local dar mai ales despre comunicarea n primria comunei Munteni. Pornind de la definiia organizaiei i a comunicrii i a studiilor efectuate, am ncercat s realizez o trecere prin instrumentarul i procedeele utilizate n comunicare, ndeosebi pe metodologia de lucru din administraia public local, primria. Am considerat c acest demers teoretic este unul foarte util deoarece procesul de comunicare nu trebuie privit ca responsabilitatea unui compartiment, ci ca un instrument pe care fiecare angajat al administraiei publice locale l folosete zilnic n interaciunea cu ceilali angajai dar mai ales cu cetenii n special. Comunicarea este adesea ignorat i potrivit specialitilor n domeniu, comunicarea este asociat unei funcii a managementului, ceea ce nseamn c un bun manager nu poate s i legitimeze aciunile i deciziile fra a utiliza comunicarea ca instrument de interaciune al categoriilor ce particip n procesul de comunicare. O administratie public local modern urmreste dezvoltarea procesului de comunicare, o comunicare transparent cu cettenii, un management eficient al relatiilor publice. Lucrarea are la baz studiile n ceea ce priveste comunicrea, care au adus n primplan necesitatea perfectionrii procesului de comunicare si combin cercetrile comunicrii n general cu comunicarea n administratia public local. Am ncercat s evidentiez principalele aspecte teoretice dar si practice n cadrul institutiei unde lucrez, si anume Primria comunei Munteni. Consider c tema propus este una relevant n raport cu realittile prezentului. n ultima perioad se observ dezvoltarea major a administratiei publice locale dar mai ales a comunicrii n administratia public local.

Raporturile dintre primrii si cetteni au devenit mai frecvente si mai intense. Asteptrile tot mai mari ale cettenilor de la administratia public local, aparitia unor tehnologii noi, presiunile financiare au devenit factori ai schimbrii. Functionarea unei administratii publice locale moderne, constituie o conditie necesar pentru realizarea unor reforme n viata social economic si a cresterii rolului cetteanului n relatia administratiecettean. Cettenii sunt din ce n ce mai exigenti fat de msurile ce se iau n administratia public iar asteptrile lor cu privire la serviciile administratiei publice locale sunt din ce n ce mai dificil de satisfcut. Prin aceast tem, mi-am propus s fiu n cunostint de cauz n ceea ce priveste n general comunicarea si n special, comunicarea n administratia public local. Lucrarea este structurat pe patru capitole. Fiecare capitol este structurat pe sectiuni. Concluziile sunt prezentate ntr-o sectiune separat. Lucrarea mai contine si lista bibliografic si anexe. Corpusul lucrrii suportul teoretico-stiintific se constituie din lucrri variate. Am recurs la lucrrile sociologilor, monografii, manuale si ghiduri care reflect comunicarea. Actele legislative care reglementeaz domeniul administratiei publice locale sunt o alt categorie de resurse. Mentionez Constitutia Romniei, Monitorul oficial, legi si ordonante date de guvern si aprobate de Parlamentul Romniei. O alt categorie sunt ghidurile elaborate pentru functionarii publici si alesii locali. Procesul de comunicare are un impact deosebit n activitatea administratiei locale dar primriile au dobndit importante premise profesionale pentru a continua si dezvolta acest domeniu de activitate. Comunicarea si-a gsit pozitia ntre activittile administratiei publice locale si a confirmat capacitatea de a rspunde nevoii de comunicare.Totusi comunicarea rmne dependent de conditiile economice. La etapa actual se constat o ascensiune a industriei de comunicare. Conditiile economice si cele social-culturale vor conduce activitatea de comunicare la un nivel superior. Concluzia final arat c etapele comunicrii i cunoaterea metodologiei de comunicare este esenial n orice instituie din cadrul administraiei locale, pentru construirea unui climat organizaional ct i stabilirea unei bune relaionri cu publicul int cu care intr n contact prin natura activitii sale.

I. ORGANIZAIA I COMUNICAREA ORGANIZAIONAL

I.1. Conceptul de organizatie Organizaiile reprezint unul dintre semnele dinstintive ale epocii contemporane, ceea ce nseamn c trim ntr-o societate a organizaiilor. Ca atare muli analiti apreciaz c o societate contemporan, dezvoltat, este o ,,societate a organizaiilor(Drucker, Mintzberg, Scott, apud Vlsceanu , 2003, p. 16). Societatea organizatiilor (Mintzberg, apud Vlsceanu, 2003, p. 29) este cea n care organizaia se nsinueaz n vieile noastre, ne controleaz, ne influeneaz dar ne i domin viaa. Majoritatea oamenilor i petrec o treime din via n cadrul organizaiilor. De-a lungul timpului organizaia a cptat mai multe definiii. Conform Dictionarului explicativ al Limbii Romne (1995, p. 292), originea cuvntului organizaie deriv din grecescul ,,organon ceea ce nseamn unealt sau instrument, de aici i definiia care arat c organizaiile sunt instrumente pentru atingerea unui scop, iar structura lor intern este astfel proiectat nct s poat contribui la realizarea obiectivelor. Vlsceanu (2003, p. 89) definete organizaia ca un sistem structurat de interaciune al oamenilor n scopul realizrii unor obiective comune i specifice. n Tratat de psihologie organizational-managerial, Mielu Zlate (2004, p. 92) ddea o alt definitie si anume c organizaiile, cele politice, economice, culturale sau educaionale sunt grupuri de oameni care desfoar activiti specializate pentru atingerea unor scopuri specifice. Organizaiile sunt cadrul n care se deruleaz att instituionalizarea ct i dezinstituionalizarea. O organizaie este structurat pe trei niveluri (Vlsceanu, 2003, p. 123), si anume nivelul central, nivelul intermediar si nivelul operativ. Nivelul central nseamn funcia de conducere strategic a organizaiei. Nivelul intermediar cuprinde trei functii, de dezvoltare si comunicare, functii de conducere intermediar si functii de administratie. Nivelul domeniului operativ corespunde activitii de producere a produselor sau a serviciilor care dau profilul organizaiei.

Cnd vorbim de organizaie, automat vorbim i de mediul ambiant. Organizaiile se afl n relaie unele cu altele, cu mediul n care funcioneaz si cuprinde lucruri, persoane, condiii sau influene. Organizaia intr n relaie cu aceti factori, dar si cu ali factori indui indirect de diveri ali factori de mediu. Organizaiile sunt constituite din elemente ce trebuie s acioneze n mod concentrat pentru a obine eficiena organizaional dar si de a reaciona n mod adecvat la influena mediului extern. Organizaia este un sistem deschis, adaptiv, cu un grad propriu de autonomie. iar ca un sistem complet nchis nu va exista niciodat, deoarece componentele sale sunt totdeauna influenate de fore din afara sistemului. n functie de sistemele din care sunt alctuite, Scott (apud Vlsceanu 2003, p. 87) a realizat urmtoarea clasificare a organizatiei: organizaia - sistem social ce reunete oameni i resurse materiale. Oricare ar fi organizaia, ea s-a construit contient i deliberat de ctre oameni pentru a produce ceva de care societatea are nevoie. Obiectivul ce a stat la baza apariiei organizaiei, este si motivarea meninerii ei n continuare. Chiar dac, n timp, scopul s-a schimbat i cel prezent nu mai coincide cu cel pentru care a fost creat, organizaia se menine totui dac are un scop, dac satisface o nevoie. organizaia - sistem dinamic, n sensul c evoluia i viabilitatea sa sunt determinate de modificrile care se produc n cadrul sistemului, n relaiile acestuia cu mediul, dar este capabil s-i menin funcionarea n cadrul unor limite care-i definesc maniera de comportare. organizatia - sistem autoorganizabil care are capacitatea s fac fa diferitelor organizatia - sistem autoreglabil, ce acioneaz n concordan cu un ansamblu de influene din interior i din exterior, cu ajutorul conducerii, prin acte decizionale. norme i valori i se autoregleaz n funcie de elementele umane aflate n interaciune reciproc. organizaia - sistem ierarhizat n care funcioneaz o diviziune a muncii precis, iar indivizii au roluri clar diferite. Una din caracteristicile de baz ale organizaiilor este existena unei structuri ierarhice a conducerii, a unui colectiv ce funcioneaz avnd n frunte conductori de diverse ranguri.

I.2. Comunicarea organizational Pentru orice organizaie, cea mai important resurs o reprezint oamenii, iar toate elementele necesare funcionrii sale se bazeaz pe comunicare1. n cadrul organizaiei, comunicarea se definete ca procesul prin care are loc schimbul de mesaje n vederea realizrii obiectivelor individuale i comune ale membrilor ei. Relaiile organizaionale au ca suport comunicarea interpersonal. Fiind un proces complex, comunicarea antreneaz dincolo de latura structural i alte aspecte ale existenei organizaiei: tehnice, economice, psihologice, educaionale i culturale. Cndea, (1996, p.182) arat c ntr-o organizatie, comunicarea este crucial n existenta acelei organizatii si anume : stabilete i menine relaiile dintre angajai oferindu-le informaiile necesare prin feed-back-ul realizat comunicarea relev posibilitile de mbuntire a comunicarea face posibil cunoterea i utilizarea corect a nevoilor i stimularea contribuie la instaurarea relaiilor corecte i eficiente de acceptare i nelegere ntre evalurii propriei munci cu a celorlali, cu cerinele organizaiei; performanelor individuale i generale ale organizaiei; angajailor spre performan; efi i subordonai, colegi, persoane din interiorul sau exteriorul organizaiei. Este imposibil de gsit un aspect al muncii care nu implic comunicarea. Problema comunicrii organizaionale este dac n interior se comunic bine, nesatisfctor sau insuficient. Comunicarea este fluxul vital2 care face posibile performanele unei organizaii. De calitatea i funcionalitatea ei depinde modul n care sunt folosite resursele i sunt atinse scopurile. Eficiena unei organizaii se bazeaz pe specializarea funciilor la nivel de compartimente i de indivizi i pe complementaritatea acestor funcii. Din aceste caracteristici de baz ale activitii organizaionale rezult necesitatea schimbului de informaii ntre compartimente, ntre indivizi, ntre organizaie i mediul su socioeconomic.

Pu, Viorica (2006). Comunicare i resurse umane. Iai: Polirom, citat preluat de pe coperta exterioar. 2 http://vega.unitbv.ro/courses/deco/Comunicare3a.doc, accesat la 3 aprilie 2010.

R. Cndea, D. Cndea (1996, p. 46-53) realizeaz o clasificare a structurii comunicrii, astfel: emitentul - este orice angajat ce deine informaii, idei privind comunicarea; receptorul este orice angajat ce primete mesajul. Reuita comunicrii depinde de

forma de exprimare a mesajului i capacitatea de nelegere a receptorului cu starea lui sufleteasc; mesajul - este simbolul sau un ansamblu de simboluri transmise de emitor receptorului. Specialitii vorbesc de textul i de muzica mesajului. De multe ori mesajul nu este perceput n acelai mod cu inteniile emitentului; contextul sau mediul - este o component adiacent, dar care poate influena calitatea comunicrii; canalele de comunicare care pot fi: formale sau oficiale ce sunt suprapuse relaiilor organizaiei. Eficiena comunicrii

depinde de modul de funcionare ale acestor canale. Apariia unor blocaje necesit revizuirea posturilor sau strii climatului de munc; informale sau neoficiale ce sunt generate de organizarea neformal. Sunt ci de comunicare adiionale ce penetreaz canalele oficiale i vehiculeaz tiri, nouti mai rapid dect canalele formale; mijloace de comunicare - ce constituie suportul tehnic al procesului i sunt vizibile n direcia vitezei de comunicare, a costului de comunicare. Din aceast categorie fac parte telefonul, faxul, telexul, reele de computere, video, tv. prin circuit inchis. Problema de baz a organizaiei este eficiena investiiei, tehnologiile comunicrii ce sunt marcate de ritmul alert al schimbrii. Comunicarea n organizatii prezint mai multe functii (Bennett, apud Luca, 2004, p. 27): de control - s clarifice ndatoririle, s stabileasc autoritatea i responsabilitile; de informare - s furnizeze baza deciziilor; de coordonare - s fac posibil aciunea comun eficient; de motivare - s stimuleze cooperarea i implicarea n atingerea obiectivelor; emoional - s permit exprimarea tririlor sentimentelor ;

Comunicarea n organizatie se realizeaz interpersonal, intraorganizaional - ntre subuniti ale aceleiai organizaii si extraorganizaional (cu persoane sau organizaii legate funcional de activitatea organizaiei: furnizori, clieni, public). Fiecare dintre aceste niveluri are grade de complexitate diferite i presupune restricii legate de rolurile organizaionale (superior si subordonat, compartimente de decizie si execuie), norme specifice i structura organizaiei. Modul de organizare al activittii determin si organizarea comunicrii ntre participantii la activitatea de grup. Astfel informaia circul prin reele de comunicare, cuprinznd mai multe persoane, grupuri, compartimente, care ndeplinesc att roluri de emitor ct i de receptor. Reeaua de comunicare poate fi definit ca o structur prin care sunt stabilite modalitile de circulaie a informaiei i rolurile pe care le joac fiecare participant. Jean-Claude Abric (apud Luca 2004, p. 28) clasific retelele de comunicare n retele restrictive si retele flexibile. n cadrul retelelor restrictive, de tip lan, y, x, accesul participanilor este inegal, persoana central are la dispoziie mai mult informaie dect persoanele de la periferia reelei, putnd s controleze circulaia informaiei. Persoana central va avea un grad mai mare de satisfacie dect cele periferice, a cror satisfacie este invers proporional cu distana fa de centru.

E - retea de tip lant

E A B - retea de tip stea sau X C D

10

- retea de tip Y

E Reelele flexibile si anume de tip cerc, multi-canal sunt retele descentralizate, n acest caz nici o persoan nu are o poziie favorizat, accesul la informaie fiind egal, ceea ce are ca efect o mai mare satisfactie a participantilor dect n cazul retelelor restrictive, moralul grupului este mai ridicat. Acest tip de comunicare se poate folosi n comunicarea dintre cinci persoane.

- retea tip cerc

C Fiecare dintre aceste niveluri are grade de complexitate diferite i presupune restricii legate de rolurile organizaionale (superior si subordonat, compartimente de decizie si execuie), norme specifice i structura organizaiei. I.3. Modalitti de comunicare organizational

11

Comunicarea organizational a devenit att de important nct se desprinde ideea si anume c veriga de legtur dar si de destabilizare a organizatiei este comunicarea, Zlate (2004, pp. 493-494). Comunicarea organizaional poate fi formal (realizat pe canale impuse de structura organizaiei, de normele existente i de relaiile funcionale dintre persoane, grupuri, compartimente, n conformitate cu reguli explicite i, uneori, implicite) i este legat de activitatea comun, si comunicare informal, unde canalele folosite sunt altele dect cele formale iar regulile de comunicare sunt mai puin stricte (Vlsceanu, 2003, p. 91), ceea ce duce la aparitia comunicrii interpersonal, bilateral, oral si scris. Comunicarea este formal3 cnd informatia circul prin canale bine stabilite. Canalele formale de comunicare sunt create deliberat si sunt canale prin care se respect structura ierarhic a organizaiei. n acest caz, comunicarea se desfoar pe trei direcii principale: de sus n jos, de jos n sus, pe orizontal. Comunicarea de sus n jos este iniiat de manageri si este folosit pentru transmiterea de dispoziii i directive i pentru delimitarea responsabilitilor salariailor. Deasemeni n organizaii, comunicarea formal de sus n jos are ca scop i motivarea angajailor. Deasemeni, ea are loc atunci cnd managerul are de transmis ordine si decizii cu privire la activitile, politica i strategiile organizaiei. Comunicarea de sus n jos este completat de comunicarea de jos n sus, care are loc ntre salariai i manageri. Angajaii i comunic prerile si astfel se creaz sentimentul de valoare personal. La acest tip de comunicare poate aprea fenomenul dezinformrii intenionate, de aici preocuparea managerilor de a implementa salariailor valorile i normele organizaiei. Un alt palier al comunicrii formale l constituie comunicarea pe orizontal, ce se realizeaz fie ntre manageri din interiorul organizaiei, fie ntre alte persoane din cadrul diverselor departamente. Comunicarea se realizeaz ntre departamente, dar este mediat de cte manageri ceea ce este o greseal care duce la o imagine negativ n exterior. Comunicarea formal scris sau oral este folosit respectnd o serie de reguli privind coninutul informatiei ce se transmite, responsabilitatea celui ce emite, controleaz i

http://vega.unitbv.ro/courses/deco/Comunicare3a.doc,

accesat la 20 aprilie 2010.

12

semneaz mesajele scrise, forma prin care se transmite si anume oral sau scris, formule de adresare, momentul i destinaia mesajelor. Comunicarea informal este comunicarea ce are loc prin schimbul de informaii n afara canalelor de comunicare oficiale. Comunicarea informal se desfoar prin canale create spontan. Acestea apar i exist n mod necontrolat, se modific permanent i se foloseste la toate nivelurile si merg n paralel cu canalele de comunicare formale. n cadrul comunicrii informale poate apare zvonul sau brfa ceea ce nu este de dorit nici pentru mediul intern de lucru, nici pentru funcionarea de ansamblu a organizaiei. Comunicarea informal asigur n modul cel mai eficient legtura dintre salariaii aceluiai departament sau ntre departamente diferite. Comunicarea informal reduce riscurile legate de conflictele de munc, de greve, de fenomene nedorite de conducere. Comunicarea interpersonal se desfoar ntr-un singur sens de la emitent la receptor si este mai direct. Comunicarea bilateral se desfoar n dou sensuri de la emitent la receptor, de la receptor la emitent, ceea ce duce la luarea de decizii si executarea lor corect. Comunicarea oral si anume: ,,Vorbele zboar, scrisul rmne" spune un proverb chinezesc, este mai rapid i are o deosebit important asigurnd ntelegerea ntre oameni. Comunicarea scris este folosit n organizaie n cazul mesajelor care trebuie s dureze n timp si acestea pot fi nregistrri contabile, documente care vor fi pstrate un anumit timp n fonduri arhivistice. Comunicrile scrise pot fi standardizate (formulare) existnd persoane i compartimente specializate care le ntocmesc sau care le aprob i comunicri scrise ocazional cu un traseu mai puin riguros. Pentru a funciona eficient, comunicarea organizaional trebuie s fie att formal ct i informal deoarece numai comunicarea formal poate avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formulrii de obiective pe termen lung. I.4. Tehnici de comunicare dup sensul de circulatie al informatiei Tot n cadrul comunicrii interne, comunicarea organizational poate avea loc si dup sensul de circulatie al informatiei, (Zlate, 2004, p.505), ce are loc ntre sefi si subordonati si ntre subordonati din aceleasi compartimente sau angajati din compartimente diferite si anume:

13

comunicarea descendent ce poate avea loc n sensul cererii de situaii, de date, sau al emiterii de decizii, dispoziii, instruciuni, informaii. Formele de comunicare descendent folosite de o organizaie pot fi decizii, circulare de informare, brouri sau manuale cu norme i instruciuni, ziare de ntreprindere, scrisori ctre fiecare angajat, mesaje la staia radio, dri de seam, rapoarte n faa adunrii generale a salariailor sau a acionarilor;

comunicarea ascendent ce poate fi un rspuns la cererile de situaii i date ale conducerii sau emiterea unor cereri, plngeri, opinii. Formele folosite pot fi note de serviciu, rapoarte, dri de seam, reglementate prin normele de organizare i funcionare. Pe lng acestea, conducerea poate folosi la fundamentarea deciziilor sale date furnizate de chestionare de opinie sau atitudini, forme de colectare a propunerilor i sugestiilor salariailor;

comunicare operativ; comunicarea bidirecional, ce are loc ntre niveluri ierarhice, compartimente diferite. Din aceast categorie fac parte edinele, comitetele, interviurile, grupurile de discuie;

comunicarea orizontal ce are loc ntre organizaii cu structuri de comunicare rigide, care nu permit o comunicare orizontal intra sau extragrupal, ceea ce poate fi un avantaj atunci cnd activitatea impune aa-numita ,,unitate de comand sau, un dezavantaj, dac activitatea cere flexibilitate i dinamism n comunicare (structuri de tip industrial, comercial sau n domeniul serviciilor sau al relaiilor cu publicul). Pentru activitate este mai practic comunicarea orizontal. n acest sens reelele ierarhice sunt mai rigide i mai lente, dar permit controlul i ntresc autoritatea, n timp ce o organizare mai puin strict permite o comunicare mai democratic i mai flexibil, furniznd participanilor mai mult satisfacie. Unele organizaii permit un acces mai larg al angajailor la informaiile din sistem.

Bergman, (apud Vlsceanu 2003, p. 112) arat c ntr-o organizaie informrile predominante sunt descendente, iar pentru informarea ascendent exist trei reguli si anume dac doreti s fii informat vei afla, dac nu ai iniiative efii nu-i vor trimite informri iar ignorarea a ceea ce ai fi putut s afli dac aveai iniiativ nu poate fi o scuz invocabil.

14

I.5. Bariere de comunicare ,,Individualitatea noastr este principala barier n calea unei bune comunicri, spune Nicki Stanton (apud Haines, 1998, p.18 ). Comunicarea ca schimb de idei, opinii, informaii prin intermediul cuvintelor, gesturilor i atitudinilor este fundamentul coordonrii activitii umane. Fiecare om este unic, mesajele sunt ntelese diferit, ceea ce duce la aparitia nentelegerilor si dezacordurilor n comunicare, atunci cnd informatiile nu mai circul normal pe cile prestabilite, cnd ideile sau conceptele nu mai ajung n formatul original la destinatar, cnd sarcinile sunt interpretate eronat. Barierele de comunicare reprezint toate acele perturbatii care pot interveni de-a lungul procesului de comunicare si care reduce activitatea individual dar si cea departamental, care reduc eficienta mesajului transmis. Impactul pe care aceste bariere le au asupra mesajului transmis poate face ca informatia care ajunge la destinatar s fie cu totul diferit fat de cea transmis de emitent. Orice interfereaz cu procesul de comunicare poart denumirea de barier sau dificultate. Haines, (1998, p.18) face urmtoarea clasificare a barierelor de comunicare: bariere de limbaj - apar dificultti de exprimare care duc la expresii sau cuvinte

confuze ori cu sensuri diferite pentru persoanele implicate n actul de comunicare. Nivelul de pregtire al celor care comunic poate fi un impediment n ntelegerea mesajului de specialitate emis de unul dintre ei si imposibil de decodificat de cellalt. De asemenea si starea emotional a receptorului poate influenta negativ comunicarea, continutul mesajului transmis fiind deformat. O alt cauz este produs de folosirea unor cuvinte ori expresii confuze sau idei preconcepute; bariere de mediu - cele mai des ntlnite sunt cele care tin de climatul de munc necorespunztor, caracterizat prin poluare fonic ridicat. De asemenea, suportii informationali necorespunztori pot cauza perturbri ale mesajelor transmise; bariere determinate de pozitia emittorului si receptorului - de cele mai multe ori acestea intervin atunci cnd imaginea pe care emittorul sau receptorul o are despre sine sau interlocutor este una fals, insotit de idei preconcepute sau sentimente mult prea puternice;

15

bariere de conceptie - presupunerile, bnuielile, concluziile pripite dar si rutina n

procesul de comunicare, exprimarea gresit a mesajului, lipsa de interes a receptorului fat de mesaj pot produce disfunctii n procesul de comunicare eficient; cultura, background-ul si influentele - ntreaga noastr experient poate influenta

uneori calitatea mesajelor emise sau receptate. Cultura, de exemplu, poate fi uneori un factor perturbator al comunicarii, fcnd greoaie sau ineficient ntelegerea unui mesaj nou care nu se ncadreaz n contextul culturii de baz; propria persoan - cnd ntr-o discutie unul dintre parteneri este prea ncntat de propria persoan, acesta ,,rateaz ceea ce spune cealalt persoan ajungndu-se intr-un final la confuzii sau conflicte. Factorii care pot produce o astfel de situatie sunt: autoaprarea (avem senzatia c n discutia respectiv partenerul de conversatie ne atac), superioritatea (avem senzatia c noi stim mai mult si mai bine dect cellalt) si ego-ul (avem senzatia c noi suntem centrul discutiei); fond sonor - unele echipamente sau chiar ambientul pot produce perturbri ale comunicrii. Att cel care emite un mesaj ct si cel care il primeste vor fi nevoiti s fac un efort suplimentar pentru a comunica eficient. De cele mai multe ori acestia fie obosesc, fie nu au forta de a nltura bruiajele si atunci comunicarea este compromis; stresul - se stie fapul c stresul influenteaz puternic procesul comunicational n sensul c o persoan stresat nu mai percepe sau intepreteaz un mesaj la fel ca n situatiile normale; perceptia - cnd o persoan vorbeste prea repede, nu are fluent n discurs, nu Pentru ndeprtarea acestor bariere de comunicare se impune gsirea unor metode, ori de cte ori scriem sau vorbim, ncercnd s convingem, s explicm, s educm prin intermediul procesului de comunicare urmrim patru scopuri principale : s fim receptai, nelei, acceptai i s provocm o reacie. articuleaz corect cuvintele suntem tentati s nu-i mai acordm toat atentia.

I.6. Informatia si sistemul informational al organizatiei n orice organizaie sntoas, (Iacob, 2009, 33) -curs SNSPA- comunicarea trebuie s se realizeze din toate punctele de vedere. Existena unei varieti de activiti de

16

comunicare prin care se vehiculeaz informaia este vital pentru o comunicare eficient n orice sistem organizaional privit ca un liant ntre conducerea eficient i atingerea scopurilor propuse. Ovidiu Nicolescu si Ion Verboncu, (1998, p. 25) definesc sistemul informational ca fiind ,,totalitatea metodelor, procedurilor i mijloacelor folosite n procesul informaional si care reprezint ansamblul operaiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, sistematizare, analiz, pstrare de informaii. Rolul sistemului informaional const n acordarea informaiilor necesare observrii situaiei din organizaie i reprezint o premiz a deciziilor ce trebuie adoptate, reprezint instrumentul de ntrire a disciplinei i sporire a responsabilitii. Sistemul informaional este principalul element de legtur dintre sistemul de conducere i sistemul condus, dintre organizaie i mediul extern. Activitile desfurate de sistemul informaional (Stanciu, 2001, p. 11) sunt: culegerea datelor despre starea sistemului condus i a mediului su nconjurtor; transmiterea datelor n vederea prelucrrii; prelucrarea specific a datelor folosind echipamente i procedee adecvate n scopul asigurrii informaiilor necesare procesului decizional; adoptarea deciziilor (de ctre sistemul decizional); transmiterea deciziilor spre execuie; Fluxul informaional este format din totalitatea circuitelor informaionale dintr-o organizaie. ntr-o organizaie modern exist o mare varietate de circuite i fluxuri informaionale, ce pot fi clasificate n funcie de mai multe criterii. Procedurile informaionale reprezint ansamblul modalitilor de culegere, nregistrare, transmitere, prelucrare a informaiilor. Procedurile informatice trebuie specificate detaliat, indicndu-se succesiunea de operaii, suporii informaiilor, mijloacele de tratare a informaiilor. Sistemul informaional al unei organizaii trebuie s ndeplineasc urmtoarele funcii (Stanciu, 2001, p. 35): funcia decizional- asigur informaiile necesare lurii deciziilor. n acest context apare noiunea de sistem informaional al managementului;

17

funcia operaional declanarea mulimii de aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiei; funcia de documentare gsirea i nregistrarea informaiilor pentru mbogirea cunotinelor personalului i care pot fi ulterior folosite pentru luarea altor decizii; Studiile efectuate4 au pus n eviden existena unor deficiene tipice ale sistemelor

informationale si anume: distorsiunea, este reproducerea incorect a unei informaii initial corecte prin

exagerarea aspectelor favorabile sau defavorabile, filtrarea unor aspecte, blocarea sau omiterea complet a unor date. n comunicarea ascendent, subordonatul poate s blocheze informaia negativ i s exagereze informaiile pozitive despre sine, ceea ce duce la adoptarea unor decizii greite. Superiorul are tendina de a filtra sau bloca mai puin informaia negativ i de a exagera mai puin pe cea pozitiv. Comunicarea descendent este afectat mai mult de control dect de distorsiune n sensul c sunt omise informaiile nerelevante pentru subordonai; excesul de informaie, se produce atunci cnd se transmite mai mult informaie dect se poate recepiona i este mai des ntlnit dect deficitul. Organizaiile ncearc s limiteze cantitatea de informaie care este accesibil fiecrui participant la activitate. Individul are tendina de a dori mai mult informaie dect are n mod real nevoie pentru c aceasta i produce un sentiment de certitudine n luarea deciziilor, chiar dac acestea sunt de slab calitate; deficitul de informaie, poate s afecteze n sens negativ performana, mai ales cnd este legat direct de procesul muncii. Comunicarea nu se refer numai la acest aspect, ci si la alte domenii: comunicare interpersonal, cunoaterea activitii colegilor de munc, a celorlalte grupuri, a conducerii, a obiectivelor organizaiei. Deficitul de informaie este compensat de apariia zvonurilor ce iau natere prin emiterea i rspndirea unor opinii de ctre un lan sau o reea de comunicare.
4

filtrajul adic modificarea intenionat a coninutului mesajului; redundana transmiterea repetat a acelorai informaii ; Mihu, Ion (1998). Management. Bucureti: Editura Economic, p. 25.

18

suprancrcarea circuitelor informaionale. Sistemele informaionale se prezint sub diferite forme (Bordean, 2002, p. 57) si anume: tradiionale cnd organele umane de sim sunt utilizate pentru primirea semnalelor de exterior i transformarea lor n informaie necesar la adoptarea deciziilor. pe purttor de hrtie ce permit pstrarea informaiei, accesul la ea i este posibil urmrirea deplasrii ei; computerizate cnd se utilizeaz mijloace electronice de culegere, prelucrare si stocare. Sistemul informational5 prelucreaz informatiile primite si le conduc ntre sistemul

condus si sistemul conductor. Sistemul informational furnizeaz rapoarte periodice privind desfsurarea activittii, dar si rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situatii neobisnuite. Deasemeni, sistemul informational fundamenteaz activitatea de analiz si prognoz, permite adoptarea eficient a msurilor impuse de evolutia activittii. n cadrul societii contemporane aflat n plin dezvoltare, ,,locul pe care informaia l ocup este unul central bazat pe orientarea demersurilor manageriale(Rusu 1993, p.127). Pe baza acestei teorii n societatea romneasc s-a constatat n ultima perioad de timp o cretere semnificativ a interesului pentru cercetarea i proiectarea sistemelor informaionale necesare unei bune comunicri. Informaia deine o serie de roluri eseniale si anume cel prin care se asigur msurarea succesului organizaional, semnaleaz situaiile de criz si este surs de valoare i competitivitate economic i de coeren organizaional. Informatia reprezint un mesaj, un semnal care reflect starea unui sistem sau a mediului n care aceasta functioneaz si care aduce receptorului un spor de cunoastere. Pentru a fi eficient, informatia trebuie s fie fundamentat stiintific, s fie oportun, s fie captat la timp si de cine trebuie, fiind clar si nu contradictorie. ntlnim urmtoarea clasificare a informatiei (Catan, 1994, p. 52), si anume informatii: active sunt informatiile care reflect activitatea curent , n mod operativ, adic la locul si momentul producerii unui efect sau proces economic;

http://www.scritube.com/management/Functiile-sistemului-informati2041371317.php,

accesat la 27

martie 2010.

19

pasive reprezint informatiile care reflect o activitate trecut a unei unitti economice orale transmise prin viu grai, greu controlabile si cu o mare vitez de circulatie; scrise consemnate pe hrtie, cu grad ridicat de conservare; audio-vizuale implic echipamente speciale, cu vitez mare de circulatie, foarte ascendente transmise de jos n sus si referitoare la gradul de realizare a obiectivelor si descendente transmise de sus n jos sub forma deciziilor, indicatiilor, dinspre manageri orizontale care circul ntre posturi amplasate pe acelasi nivel ierarhic si asigur intermediare aflate n diverse stadii de prelucrare si regsite n esalonul inferior al finale adresate managerilor din esantioanele medii si superioare, complexe si usor complexe se obtin prin prelucrri succesive de informatii elementare, avnd rolul de

si sunt utilizate de persoanele de conducere pentru a influenta perioada viitoare;

sugestive dar si foarte costisitoare;

de aplicare a deciziilor;

spre executanti; realizarea unor lucrri complexe ori derularea unor actiuni comune;

managerului;

valorificabile n decizii; centralizare a ntregii activitti desfsurate de o unitate economic ntr-o anumit perioad de timp; sintetice se obtin n munca de analiz si ca urmare a prelucrrii informatiilor complexe si elementare, caracteriznd activitatea economic a unei unitti pe o perioad mai mare de timp, evidentiind cauzele; Astfel informatiile trebuie cutate prin telefon, n corespondenta sosit si expediat, la colegi/colege, n scurta sedint matinal a sefului, din verificarea matinal a agendei de termene sau punnd ntrebri. Valoarea comunicrii rezult din reacia la mesaj a partenerilor de discuie. Succesul comunicrii const n modul cum ajunge mesajul la asculttori i cum reacioneaz acetia.

20

II. COMUNICAREA N ADMINISTRAIA PUBLIC LOCAL II.1. Conceptul de administratie public Dictionarul explicativ al limbii romne (2005, p. 2005) arat c termenul de administraie deriv din latinescul ,,administer care nseamn a servi i este n legatur cu cuvntul ,,magister" care l desemneaz pe stpn, cruia i se subordoneaz servitorul i pe care acesta trebuie s-l slujeasc. Organizarea i funcionarea statului romn, puterea sa de voin i suveranitate se nfptuiesc prin exercitarea funciilor legislative, executive i judectoreti de ctre autoritile publice abilitate. n acest context, ,,administraia public reprezint totalitatea serviciilor publice, ori serviciul public este mijlocul prin care administratia si exercit activitatea6. Profesorul Paul Negulescu (1924, p.217) defineste administraia public ca fiind ,,acea instituie complex ce reunete toate serviciile destinate satisfacerii intereselor generale, regionale sau comunale preciznd c sunt administraii publice statul, judeul i comuna. n acelai timp, aa dup cum se menioneaz i n literatura romn de specialitate ct i n cea strin, administraia public are un dublu sens, unul de organizare, cellalt de activitate. Dup criteriul competenei materiale, organele executive se clasific n organe cu competen general i organe de specialitate, iar din punctul de vedere al competenei teritoriale distingem organele centrale i locale. n primul sens, prin administraie public se nelege ansamblul organelor care pe baza i n executarea legii realizeaz o activitate specific. Conceput ca sistem de organizare, administraia public este alctuit dintr-o serie de elemente componente bine structurate cu atribuii diferite, care conlucreaz ntre ele (Preedintele Romniei, Guvernul,

Muraru, Ioan (1995). Drept constituional i instituii politice. Bucureti: Editura Actami, p.

5.

21

autoritile administraiei centrale de specialitate, serviiciile descentralizate, autoritile autonome ale administraiei publice locale). n al doilea sens, activitatea desfurat de componentele administraiei publice are ca drept obiectiv activitatea de organizare a executrii i executarea n concret a legilor, ce presupune satisfacerea unor nevoi i interese generale ale colectivitilor umane prin asigurarea bunei funcionri a serviciilor publice i prin executarea unor prestaii ctre particulari, executare ce aprine fie unor organisme statale, fie a unor autoriti autonome alese. Administraia public reprezint o ,,mare afacere public n care suntem cu toii implicai n calitatea noastr de ceteni i ca urmare este necesar s nu rmnem pasivi la lucrurile care ne privesc i pe care le putem schimba sau mbunti n mod direct sau indirect. II.2. Conceptul de administratie public local La nivelul statului, alturi de interesele generale se regsesc i interese locale, ntre acestea existnd o interdependen reciproc, fapt ce face ca n sfera de competen a dreptului constituional s regsim aa cum spune George Alexianu (1934 p. 69), ,,toate regulile care fixeaz organelele centrale ale statului i modul lor de funcionare, precum i organele de autonomie local. Sistemul actual al administraiei publice din Romnia i instituiile sale caracteristice au o ndelungat tradiie n viaa administrativ a societii romneti nc din secolul al XIX- lea. ,,Apariia acestei viei administrative locale spunea profesorul Anibal Teodorescu (1929, p. 58) a precedat cu mult pe aceea a celei generale, pentru c n ordinea istoric a lucrurilor comuna cu nevoile ei proprii a aprut nainte de naterea Statului cu marile interese i probleme. Astfel n stat exist interese generale alturi de interesele judeene i cele locale, ntre ele stabilindu-se o interdependen reciproc. Administrarea intereselor locale i judeene s-au ncredinat judeului i comunei. Potrivit prevederilor Constituiei din 1991, la nivelul unitilor adminsitrativteritoriale, exist o administraie local format din serviciile publice d esconcentrate ale autoritilor administraiei publice centrale de specialitate, inclusiv prefectul ca serviciu

22

desconcentrat al guvernului, reprezentnd o administraie local a statului numit i autoritile administrative autonome ale comunelor i oraelor i autoritile judeene, ele repezentnd administraia public local aleas. Autoritile administraiei publice locale reprezint persoana de drept public (moral politic), comun, oraul i judeul care este investit cu putere public. n calitatea lor de persoane juridice comuna, oraul i judeul au deplin capacitate, posed un patrimoniu i au iniiativa in tot ceea ce privete administrarea intereselor publice locale exercitnd, n condiiile legii autoritatea n limitele administrativ-teritoriale stabilite. Distincia dintre administraia public central i cea local are la baz competena teritorial i material a organelor ce compun administraia public i natura interesului pe care il promoveaz. Autoritiile locale au o competen material ce se circumscrie n jurul realizrii interesului local si promoveaz nteresul localitii respective. Iorgovan, (1994, p.34) arat c autoritile administraiei publice n comune i orae sunt consiliile locale, comunale i oreneti, ca autoriti deliberative, i primarii, ca autoriti executive. Consiliile locale i primarii funcioneaz ca autoriti ale administraiei publice locale i rezolv treburile publice din comune i orae, n condiiile Legii 69 din 26 noiembrie 1991, legea administratiei publice locale publicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea 1, nr. 238 din 28 noiembrie 1991. Consiliile locale sunt compuse dintr-un numr de consilieri pe care legea i determin n funcie de numrul populaiei unitii administrativ teritoriale. Ei sunt alei prin vot universal, egal, direct, secret i liber exprimat, n condiiile stabilite de legea privind alegerile locale. Primarul, viceprimarul, respectiv viceprimarii, secretarul comunei, al oraului sau al subdiviziunii administrativ-teritoriale a municipiului, mpreun cu aparatul propriu de specialitate al consiliului local, constituie o structur funcional cu activitate permanent, denumit primria comunei sau oraului, care aduce la ndeplinire hotrrile consiliului local i dispoziiile primarului, soluionnd problemele curente ale colectivitii locale.

23

II.3. Comunicarea n administratia public local Comunicarea este procesul prin care premisele decizionale sunt transmise de la un membru al unei instituii la altul. Comunicarea nsoete activitatea administraiei publice locale contribuind la realizarea n bune condiii a acesteia, (Nedelea, 2006, p.215). Comunicarea se refer att la schimbul i mprtirea de informaii de utilitate public ct i la transmiterea ordinelor, informaiei i sfaturilor de la un centru de decizie, ct i transmiterea deciziilor luate de la acest centru n alte pri ale instituiei. n administratia local are loc o comunicare att intern ct si extern. Comunicarea intern, potrivit lui Mucchielli (apud Pus, 2008, p. 223) este un proces ce se desfoar n sus, jos i lateral n instituie. Comunicarea de sus n jos are loc ntre seful administratiei locale si subordonati. Totusi n acest mod de comunicare nu exist o legtur ntre intentiile sefilor si perceptia subordonatilor. Comunicarea de sus n jos este completat de comunicarea de jos n sus. Informatia circul de la subordonati la manager. Canalele de comunicare n administratia public local (Zlate, 2004, p.501) sunt canale formale si canale informale: canalele formale transmit fluxuri informationale oficiale. Informatia circul nluntrul administratiei locale prin norme bine precizate, (mesaje, canale, retele de comunicare), cnd sunt activate rolurile formale ale membrilor administratiei publice precum si drepturile si ndatoririle acestora. Comunicarea formal este influentat de normele, particularittile, asezarea birourilor sau a locurilor de munc din institutie. Prin canalele formale informatia poate circula descendent, ascendent si orizontal. Canalele formale de comunicare sunt creeate astfel nct se respect structura ierarhic a institutiei. Astfel se permite transferul de informatii ntre niveluri (pe vertical) si departamente (pe orizontal). n institutia public ar trebui s aib loc o comunicare pe trei directii: de sus in jos, de jos n sus si pe orizontal. canale informale de comunicare ce se stabilesc ntre persoane si grupuri informale. Acestea sunt formate din angajati care au interese comune sau afinitti. Informatiile transferate prin aceste canale sunt neoficiale si au un caracter personal sau general: ele nu sunt verificate. n administraia public local, comunicarea (Nedelea,2006, p.46) are loc:

24

ntre diferitele niveluri ale administraiei publice locale; pe acelai nivel; ntre administraie i executivul social; ntre administraie i autoritatea politic; n mediul social. n instituiile publice locale comunicarea, (Munteanu, 2006, p.140) se poate realiza

si prin alte forme, acestea fiind comunicarea oral (verbal) ce are loc ntre funcionar i cetean la ghieu sau la birou si comunicarea scris. Instituiile din administraia public urmresc ca, prin intermediul comunicrii, s obin urmtoarele faciliti (Nica, 2001, p. 33): identificarea - ce rspunde nevoilor instituiilor administrative de a-i asigura informarea care urmrete s fac cunoscut corpului social aciunea administrativ; realizarea unei educaii sociale ce corespunde, sub form de sfaturi, recomandri, Autoritatea public local urmrete prin comunicare, o relaie de apropiere cu ceteanul, intrnd n dialog cu el, cunoscndu-i cerinele, doleanele. Prin comunicare intern, personalul este n mod continuu informat despre tot ceea ce se ntmpl n cadrul instituiei administrative. Comunicarea intern joac un rol important pe linia instruirii i a motivrii personalului, contribuind n acest fel la realizarea calitii prestaiilor i la o mai bun satisfacere a nevoilor i exigenelor cetenilor. Instituiile publice pot folosi si alte tehnici i mijloace de comunicare si anume publicaii, brouri specializate, afiaj, canale de televiziune, presa. Totusi n administratia public local exist bariere de comunicare pe care le gsim explicate de Chivu (2003, p. 69) si anume: bariere datorit pozitiei emittorului si receptorului (Chivu, 2003, p.69) si existnd din cauza : - strii emoionale a receptorului; - rutinei care influeneaz receptivitatea; - imaginii despre sine si imaginea celuilalt; - caracterizrii diferite a situaiei de comunicare de ctre emitor i receptor; notorietatea i de a-i face cunoscute competenele;

rolului din ce n ce mai important al instituiilor publice n cadrul vieii sociale.

25

- lipsei ateniei n receptarea mesajului; - concluziilor grbite asupra mesajului; - lipsei de interes a receptorului fa de mesaj; - sentimentelor i inteniilor cu care se particip la situaia de comunicare. bariere de limbaj: adic aceleai cuvinte primesc sensuri diferite pentru persoane diferite, si anume din cauza: - diferenelor n planul pregtirii i al experienei; - dificultilor de exprimare; - exprimrii cu stngcie a mesajului de ctre emitor; - utilizarea de cuvinte sau expresii confuze. bariere la nivelul contextului: - context fizic necorespunztor (poluare fonic ridicat); - supori informaionali necorespunztori. Pentru a dezvolta relatii armonioase cu cettenii n procesul de comunicare, este important s se cunoasc nevoile, aspiratiile att ale functionarilor ct si ale cettenilor. nlturarea cauzelor care determin perturbarea procesului de comunicare (Chivu, 2003, p.72), necesit existena posibilitailor de reglare, de adaptare i de transformare, ceea ce i permite ceteanului s-i emit reaciile, iar funcionarului public, purttorul de cuvnt al instituiei s le nregistreze. nlturarea barierelor presupune selectarea surselor de informare n conformitate cu propriile convingeri ale entitailor implicate n transmiterea sau receptarea mesajului comunicat. Totusi, n cadrul administratiei publice locale exist situaii n care funcionarii publici s-au dovedit nereceptivi fa de faptele care le-au fost prezentate prin procesul de comunicare cetean-instituie de administraie public. Profiroiu (1999, p. 26) arat c se ntlnesc frecvent situaii n care funcionarul ofer impresia c ascult, dei nu este atent. Este doar politicos, rmnnd linitit pn cnd i vine rndul s vorbeasc, timp n care i trece n revist propriile argumente. Rpunsul su este, aproape n ntregime, nepotrivit cu cele spuse de vorbitorul anterior, ignornd complet punctele de vedere expuse de cetean. Orice schimbare a organizatiei este resimit i n exterior, administraia influennd mediul social. Astfel comunicarea extern a instituiei publice contribuie la

26

notorietatea i imaginea organizaiei ndeplinind si funcia de promovare a instituiei publice locale. Comunicarea cu rol de promovare se desfoar unilateral, dinspre instituia public ctre mediul exterior al acesteia, legtura cu exteriorul fiind direct institutia, dnd informaii despre serviciile care le ofer, ncearc s-si amelioreze imaginea de ansamblu, vrea s-si fac cunoscute i s-i promoveze valorile. Fiecare funcionar public i poate asuma rolul de comunicator extern, mesajul su fiind centrat pe seriozitatea, eficiena i calitatea de care d dovada instituia. Acest lucru presupune ca funcionarul public7 s stie, s cread, si s vrea s vorbeasc despre instituia de administraie public. i n comunicarea extern pot apare bariere comunicaionale (Haines, 1998, p.18) si anume bariere ntre diferitele instituii ale administraiei publice locale, din cauza gradului ridicat de specializare si a neacordrii importanei cuvenite colaborrii ntre instituii si ntre administraia public local i ceteni. Tot n cadrul comunicrii externe, o important deosebit pentru administraie, ct i pentru clienii acesteia contribuabili, ceteni, grupuri de interese, autoritatea politic o are dezvoltarea canalelor de comunicare cu ,,lumea de afaceri. Formele principale prin care se concretizeaz comunicarea cu lumea de afaceri Bartoli (apud Iacob, 2009, p. 42) sunt: publicitatea prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare; sponsorizrile finanarea activitilor culturale sau sportive; mecenatul ajutor financiar sau logistic acordat artitilor, organizaiilor umanitare articole care prezint organizaia n publicaiile de specialitate; organizarea de standuri la trguri i forumuri; organizarea de zile ale porilor deschise; aciuni de consiliere i ajutorare a altor instituii, similare prin detaarea temporar

sau non-profit;

de personal. II.4. Relatiile publice n administratia public local

7

http://www.scritube.com/sociologie/psihologie/comunicare/Comunicarea-in-institutiile-pu12286108.php,

accesat 2 aprilie 2010.

27

,,Relatiile publice sunt un domeniu al comunicrii, sunt functie a managementului, afirm Serb (1996, p. 25). Relatiile publice, (Rogojinaru, apud Cmeciu, 2009, p. 36) prin informatiile despre mediul economic, social, cultural si politic al administratiei locale devin utile pentru cei ce iau decizii. Comunicarea public reprezint forma de comunicare ce nsoete activitatea instituiilor publice locale n vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informaii de utilitate public. Astfel relatiile publice trebuie s fac cunoscute cetenilor existena organizaiilor din sectorul public, modul de funcionare i atribuiile acestora, legalitatea i oportunitatea deciziilor adoptate. Prin relatiile publice se urmrete cunoaterea nevoilor i dorinelor populaiei pentru ca instituiile publice, prin rolul i atribuiile pe care le dein, s vin n ntmpinarea acestora, realiznd astfel un interes general. Relatiilor publice le revine rolul de a convinge, c prin politicile instituionale realizate, precum i prin deciziile publice adoptate, se urmrete un interes general, obinndu-se astfel adeziunea cetenilor. Comunicarea ntre institutia public local i ceteni n opinia lui Sandru (2003 p.13) trebuie s urmreasc satisfacerea interesului general al populaiei, iar instituiile administraiei publice au obligaia s se apropie de membrii colectivitilor locale i s menin un contact permanent cu acetia. n acest sens, administraia public local trebuie s comunice, s fie deschis dialogului, s respecte i s ia n considerare ceteanul. Astfel comunicarea public trebuie s fac cunoscute cetenilor existena organizaiilor din sectorul public, modul de funcionare i atribuiile acestora, legalitatea i oportunitatea deciziilor adoptate. Ceteanul trebuie s fie informat cu privire la existena i modul de funcionare a serviciilor publice, trebuie ascultat cnd i exprim nemulumirea, trebuie s-i fie luate n considerare dorinele i nevoile. n cadrul instituiilor publice locale, comunicarea public are urmtoarele forme8: punerea la dispoziia cetenilor a informaiilor de interes local; prezentarea i promovarea serviciilor publice oferite de colectivitile locale;

http://www.administratiepublica.ro/resurse/marketing-in-administratia-publica/comunicarea-in-institutiilepu.html, accesat 6 aprilie 2010.

28

promovarea instituiilor publice i a colectivitilor teritoriale. Cetenii vin n contact cu instituiile publice locale i, ca urmare, au nevoie s tie

cum se adreseaz, ce documente trebuie s completeze, ce proceduri trebuie s urmeze. Instituiilor publice locale le revine obligaia de a pune la dispoziia publicului informaii cu caracter practic, s fac cunoscute cetenilor regulile pe care trebuie s le respecte n demersurile lor, s le nlesneasc accesul acestora n raport cu serviciile publice locale. Buna funcionare a comunicaiilor are un impact puternic asupra comportamentului funcionarilor publici, a eficienei i oportunitii n interaciunile cu cele mai diverse categorii de ceteni. n procesul comunicrii, relaia funcionar public-ceteni constituie fundamentul actului de administraie public. Astfel funcionarul public i ceteanul au obiective clare: emitorul i propune s informeze, s conving, s ndrume, s capteze interesul, s fie eficient, iar receptorul se va strdui s fie atent, s neleag, s rein. Comunicarea cu cetenii se realizeaz prin: expuneri, activiti de informare, dezbateri, sesiuni de comunicri, programe de investigare, activiti cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicaii proprii, afiiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informaii diverse spre i dinspre structurile de conducere i de specialitate ale instituiilor de administraie public. Liderii din administraia public local trebuie s acorde o atenie deosebit antrenrii funcionarilor publici n facilitarea comunicrii dintre acetia i ceteni, (Legea nr. 7/2004). n acest sens, putem identifica urmtoarele sarcini: recunoasterea problemelor; culegerea, verificarea i diseminarea informaiilor trasmiterea rezultatelor evalurii informaiilor; rezolvarea conflictelor. Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute n vedere urmtoarele ci de rezolvare: ascultarea activ; stimularea autoanalizrii problemelor; controlul tonului vocii; cultivarea ntelegerii i toleranei;

29

detensionarea atmosferei. Comunicarea ntre funcionarul public si cetean presupune circulaia informaiei n ambele sensuri. Din punct de vedere al legislaiei n vigoare, instituiilor publice locale le revine responsabilitatea informrii cetenilor, a primirii lor n audien i a consultrii acestora n problemele care-i privesc.

II.5. Managementul documentelor n administratia local n administratia public local, comunicarea are loc si prin documente. Baltac (2004, p. 3) face urmtoarea clasificare: 1. nota de serviciu este o comunicare intern scurt, referitoare la un fapt particular, prin care se solicit ceva sau se informeaz persoane sau compartimente asupra unor evenimente, msuri. Fiind o comunicare oficial care stabilete responsabiliti, nota de serviciu se ntocmete de obicei n dou exemplare, destinatarul semnnd de primire pe copie (pentru unele tipuri de note exist formulare cu rubrici pentru menionarea datei i orei de primire). Ca orice alt form de comunicare scris, nota va meniona emitentul i destinatarul (nume, funcie, compartiment) i va fi semnat de primul. 2. procesul verbal consemneaz o relaie precis, scris de o persoan calificat i autorizat n acest sens, pentru a fi citit n public. Procesul verbal conine: constatarea unui fapt, incident, eveniment; consemnarea unei mrturii, a unei declaraii; acordul la care au ajuns dou pri; rezoluiile luate cu o anumit ocazie.

Autorul comunicrii relateaz evenimentul, declaraia, rezoluia, acordul, dar nu comenteaz n nici un fel coninutul. Procesul verbal este datat i semnat de autor i de declarani sau martori pentru a confirma autenticitatea. 3. darea de seam are o ntindere mai mare dect procesul verbal i comunic detaliat modul de ndeplinire a unei nsrcinri. Faptele sunt descrise ct mai fidel pentru a pune la curent cu realitatea un superior sau un for fr a analiza sau comenta. Ca i

30

la celelalte forme de comunicare scris, se va meniona data ntocmirii, emitentul i destinatarul. 4. raportul este o comunicare mai complex, care cuprinde analiza unor fapte sau a unei situaii, cu scopul ca un for superior s ia o anumit decizie sau aciune. El are o form riguroas i trebuie s respecte cteva reguli: s dea date precise despre subiect; nlnuirea ideilor s fie logic i s cuprind argumentri i aprecieri personale; n final s prezinte propuneri practice.

II.6. Transparenta n administratia public local Transparent decizional desemneaz setul de instrumente prin care autoritile administraiei publice locale d socoteal cetenilor, contribuabililor cu privire la activitatea desfurat n serviciul acestora. n calitatea lor de contribuabili, cetenii au dreptul de a fi informai sau consultai, precum i de a participa la deciziile luate de ctre autoritile administraiei publice locale i centrale, pe care le susin financiar prin taxele i impozitele pe care le pltesc. Legea transparentei dup care se ghideaz administratia local este Legea nr. 52/2003, privind transparenta decizional n administratia public publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I-a, nr. 70 din 3 februrie 2003. Transparena are rolul de a preveni aciunile care amenin integritatea public (acte de corupie) i de a evalua performana administraiei publice locale. Modalitile prin care se operaionalizeaz transparena in de: asigurarea accesului cetenilor la informaiile de interes public, participarea cetenilor la elaborarea de acte normative i la edinele publice. anunarea inteniei de a reglementa; solicitarea i naintarea unor opinii si comentarii la un text de reglementare, prin realizarea unui schimb de documente, ntr-un interval de timp dat; dezbaterea acestor documente n edin public. n lipsa acestor elemente nu se poate spune c a avut loc o consultare public. Totusi cetenii nu pot participa la reglementarea unor chestiuni sau la edinele publice care dezbat informaii privind:

31

aprarea naional, sigurana naional i ordinea public; datele personale.

Informaia nu reprezint numai o necesitate pentru ceteni, ci i un element esenial al unei bune conduceri. De aceea, accesul cetenilor la informaia de interes public i participarea lor la luarea deciziilor sunt considerate dou dintre premisele cele mai importante ale unei guvernri democratice i responsabile si sunt stipulate n Legea 544/2001, privind liberul acces la informatiile de interes public, modificat, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I a, nr. 663/23.10.2001. Informaia le permite cetenilor, pe de o parte, s aprecieze n cunotin de cauz aciunile administraiei, iar pe de alt parte, s participe n mod avizat la dezbaterile i la luarea deciziilor care i privesc. Participarea cettenilor la decizii si consultri n cadrul administratiei publice locale se regseste n urmtoarele direcii9: participarea cettenilor promoveaz i apr democraia. Cetenii pot repune n discuie, s resping sau s critice revendicrile care nu au justificare. cunoaterea adevratelor nevoi, a diversitii opiniilor cettenilor, valorificarea diverselor experiene i informaii ce s-ar putea dovedi eseniale n adoptarea deciziilor publice; informarea cetenilor nainte de dezbatere cu privire la aciunile publice si la deciziile ce se vor lua; promoveaz i consolideaz parteneriatul ntre societatea civil i administra ia public, cetenii avnd posibilitatea s neleag mecanismele guvernrii i ale administraiei; proiectele care iau n considerare participarea cetteneasc se bucur de mai mult viabilitate; participarea permite colectivitii s dein control asupra activitii administratorilor treburilor publice. Din aceste avantaje ale participrii pot apare i unele dezavantaje, cum ar fi aspectul financiar, procesul participativ solicitnd efortul suplimentar al bugetelor publice.

http://www.scritube.com/sociologie/resurse-umane/Etica-profesionala-si-transpar12561177.php,

accesat 15

aprilie 2010.

32

n situaia n care culegerea, prelucrarea i valorificarea informaiilor nu se desfoar corect, aceast cheltuial s-ar putea dovedi inutil. Legea nr. 544/2001 dispune crearea unui compartiment specializat pentru informare i relaii publice, care are sarcina de a furniza informaiile de interes public, respectiv a unui birou specializat cel al purttorului de cuvnt, care are rolul de a oferi informaii mijloacelor mass media. Pe de alt parte, prin chiar structura sa, Legea nr. 52/2003, privind transparenta decizional n administratia public publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I-a, nr. 70 din 3 februrie 2003, reglementeaz participarea cetenilor la dou procese diferite cel de elaborare a actelor normative i cel de luare a deciziilor n cadrul edinelor forurilor deliberative. Cu toate acestea, funcionarul responsabil de informare i relaii publice, purttorul de cuvnt i funcionarul responsabil de relaia cu societatea civil pot face parte din aceeai structur a autoritii administraiei publice respective. Exist chiar posibilitatea ca toate aceste funcii s fie cumulate de una i aceeai persoan, ns o astfel de soluie nu este recomandabil. Fa de modul n care administraia public local ofer acces liber la informaia de interes public, comunitile locale dau unele semne de insatisfacie, cum ar fi: autoritile locale nu aplic efectiv transparena decizional; autoritile locale nu informeaz permanent cetenii cu privire la activitatea desfurat sau propus; accesul la informaiile de interes public este dificil pentru ceteni; taxele i impozitele sunt foarte mari n raport cu veniturile populaiei, iar cetenii nu sunt informai atunci cnd se iau decizii cu privire la mrirea taxelor; elaborarea bugetului local nu este transparent; fixeaz sau negociaz preul serviciilor ctre populaie fr consultarea cetenilor. Informaiile de interes public, solicitate de cetenii i organizaiile interesate sunt oferite direct si anume fa n fa, urmate, n ordinea frecvenei nregistrate, de completarea unui formular tip.

33

III. COMUNA MUNTENI, JUDETUL GALATI

III.1. Monografia comunei Munteni, judetul Galati Istoricul satului este consemnat n dou dicionare, i anume: Dictionar Geografic Statistic si Istoric al judetului Tecuc din 1894 ntocmit de profesorul Teodor N. Ciuntu i Dictionar Geografic al Romniei volumul 3, ntocmit n anul 1900 de G. Lahovariu, general C.I.Brtianu i G.Tocilescu, documente ce se afl la Arhivele Statului Galati. n anul 1700, moierul Manolache Conache care deinea suprafaa de 221000 flcii
10

de teren ntins pe trei judee: Rm.Srat, Putna i Tecuci, aduce pe raza comunelor

(satelor) Slobozia Blneasa i ignetii Noi primii robi pe care i instaleaz n case improvizate, la pietri i silite n marginea pdurii, punctul Balta. Robii au avut case improvizate pn n anul 1750 cnd au prsit vatra de sat Silite i s-au apropiat de conacul vornicului Trii de jos, Manolache Conachi, instalndu-se pe locul Bneasa sau Valea Boului. Terenul moierului Manolache Conache a fost muncit cu robi pn n anul 1849 cnd a decedat, iar feciorul lui Costache Conache a continuat robia,ct si fiica acestuia Cocua. n timpul domniei lui Alexandru Ioan Cuza iganii scpnd de robie au trecut pe malul stng al rului Brlad n satul Blneasa unde i-au improvizat case de locuit. Aceti igani s-au amestecat cu clcaii din satul Blneasa, satul primind denumirea de Slobozia i mpreun au format Slobozia Blneasa. De la munte au venit i ali locuitori cu turme de oi printre care se numr i Costache Ciungu zis ,,ungureanu, Marin Scutaru, Sandu Chiril i alii care s-au instalat pe malul drept al rului Brlad de la care satul a primit denumirea de Munteni. Denumirea satului provine de la locuitorii care au venit de la munte, iar satul Ungureni provine de la numele administratorului lui Costache Conache numit Costache Ciungu zis Ungureanu. n anul 1849 la moartea logoftului Costache Conache s -au adunat satele Slobozia Blneasa, ignetii Noi i Ungureni. Locuitorii celor trei sate au fost clcai pe moia

10

Falce- flci, s.f.- Veche unitate de msur pentru suprafee agricole, folosit n Moldova, echivalent cu circa un hectar i jumtate. Lat. falx, -cis.

34

logoftului Conache, apoi pe moia caimacanului Nicolae Vogoride. Reedina acestor sate era stabilit n satul igneti. n anul 1864 conducerea clciei a inut eviden de acei clcai care au muncit pe moia lui Nicolae Vogoride mproprietrindu-i. Dup mproprietrire a rmas un loc viran pe care s-a construit coala veche din Munteni. n anul 1880, Nicolae Vogoride vinde lui Anton Cincu toat moia de pe partea stng a rului Brlad devenind vecin cu satul ignetii Noi i Munteni. Tot n anul 1880, Nicolae Vogoride vinde i casele motenite de la socrul su i toat moia de pe malul drept al rului Brlad i pdurea Balta lui Tache Anastasiu-acesta devenind vecin cu clcaii din Munteni. La luarea n primire a moiei,Tache Anastasiu a rpit locuitorilor terenurile cu care au fost mproprietrii .Acetia, desi s-au adresat justiiei, au fost condamnai la nchisoare. n anul 1885 moierul Anton Cincu a cumprat moia de la Dumitru Frunz, moia endreasca de pe raza comunei epu precum i moia Sultana Bodeanu cu denumirea de Bodeanca aflat tot pe raza comunei epu. n anul 1894 moierul Nistor Cincu moare rmnnd ca motenitori patru copii Smaranda Dr. Sculei, Maria Boldur Epureanu, Constantin Milea fost director al ziarului ,, Dimineaa i Anton Cincu, moiile fiind mprite ntre ei. Locuitorii din cele trei sate s -au mprit la cei patru moieri i anume Tache Anastasiu, Iordache Giurgea Negrileti,Boldur Epureanu Berheci, iar majoritatea munceau la Nistor Cincu care mai deinea i pdurea Dumbrava. n privina administraiei locale n anul 1878 a luat fiin prima primrie n satul ignetii Noi care a funcionat civa ani dup care i-au dat foc arznd toat arhiva. Dup aceasta, sediul primriei s-a mutat n ctunul Ungureni. n 1906 s-a reuit aducerea primriei la Munteni, iar cele doua sate igneti i Ungureni au format la un loc primria lor. Localul primriei Munteni a fost cumprat de la Panaite Arsenie de origine greac. n anul 1927 din iniiativa primarului Vasile Andrei s-a fcut crmid pentru construcia unei noi primrii, a unei bnci i a unei cooperative dar si din ordinul moierului Tony Cincu.

35

Relieful comunei Munteni este format din dealuri i es iar ocupaia principal este cultivarea pmntului i creterea animalelor. Ca aezare rural, comuna Munteni este situat n zona colinar, n partea de nord a judeului Galai. Se nvecineaz la nord cu satul Berheci , la vest cu comuna Nicoreti si comuna Tepu, la sud cu oraul Tecuci iar la est cu comuna Matca si comuna Negrilesti. Comuna Munteni este o comun cu rdcini adnci n istorie, este un sat rzesc. n 2010, comuna Munteni este alctuit din patru sate i anume: Munteni, Frunzeasca, igneti i Ungureni. Are o suprafa de 8264 hectare i un numr de 3639 gospodrii. Numrul locuitorilor este 7215, fiind 4550 n Munteni, 1405 n Ungureni, 920 n igneti i 340 n Frunzeasca. Pe teritoriul comunei se gsesc 5 coli, 4 grdinie, 2 dispensare umane,1 dispensar veterinar, 1 oficiu potal, 1 brutrie, 8 centre comerciale, 1 centru cultural comunal, o bibliotec, o sal de sport comunal dotat la standarde europene, un centru social pentru copiii cu probleme familiale numit ,,Copiii Nostri. Comuna fiind una din localittile mari si dezvoltate ale judetului este racordat la magistrala de gaz metan, are un sistem propriu de alimentare cu ap potabil, antene pentru telefonia mobil, este racordat la sistemul de cablu si internet. Centrul civic este predominat de un frumos parc pe o suprafat de 10 ari realizat din fonduri de la Agentia de Mediu. Administraia public local actual format din 32 persoane se afl ntr-un sediu nou construit la standarde europene din fonduri europene n valoare de 2 milioane euro, pe care ar fi invidiosi si alesii locali ai unor orase mari din tar sau strinatate.

III.2. Familii istorice aflate pe teritoriul comunei Munteni, judetul Galati Pe teritoriul comunei Munteni au trit familii istorice importante care au contribuit la schimbarea istoriei trii noastre. Despre istoria acestor familii am gsit informatii tot n cele dou dicionare i anume: Dictionar Geografic Statistic si Istoric al judetului Tecuci din 1894 ntocmit de profesorul Teodor N. Ciuntu, i Dictionar Geografic al Romniei volumul 3, ntocmit n anul 1900 de G. Lahovariu, general C.I.Brtianu i G.Tocilescu, documente ce se afl la Arhivele Statului Galati.

36

Satele Munteni, Tignesti, Ungureni si Frunzeasca ce apartin de comuna Munteni, au fost stpnite de-a lungul anilor de mai multi mosieri, fiind sate de oameni rzesi. Dintre toti acestia se remarc n mod deosebit stpnirea acestor teritorii de peste 120 de ani de ctre familia Conachi, pn n anul 1881, cnd mosia Tignesti se mparte ntre Tache Anastasiu la est de rul Brlad si Anton Cincu la vest de Brlad. nc din timpul ocupatiei rusesti din 1772-1774, satul Tignesti apartinea deja familiei Conachi, care a construit un conac la Tignesti si o biseric cu catapeteasma din zid lng acest conac, cldiri al cror istoric ncepe din anul 1777, realizate de ctre vornicul Costache Conache, bunicul poetului omonim. De remarcat este faptul c familia Conache a reusit s-si mreasc mult propriettile funciare prin cumprare sau prin abuzuri, nct a ajuns s fie cea mai bogat familie de mosieri din Moldova, detinnd imense suprafete de teren n zona aceasta a judetului Tecuci, ct si n judetele Putna, Tutova, Vaslui si Suceava. n anul 1778 se naste aici Alexandru Costache Conache comisul, ispravnicul, logoftul de mai trziu si binenteles, asa cum stim cu totii, poetul precursor al poeziei moderne romnesti, care devine n anul 1805 proprietar de drept al mosiei Tignesti. La poetul Costache Conache se remarc interesante vederi politice cu caracter progresist. Astfel, lucrnd la Regulamentele organice, el a fost sustintorul ideii ca aceste legi s fie aproape identice pentru Modova si Tara Romneasc, exprimnd astfel si n acte oficiale ideia unittii principatelor. n 1828, aici la Tignesti se naste si Ecaterina (Cocuta), fiica legitim a Smarandei (nscut Negri) si a lui Costache Conachi. n anul 1846, are loc la Tignesti n prezenta domnitorului Mihai Sturdza, nunta Cocutei Conachi cu Nicolae Vogoride (grec fanariot, beizadeaua lui Stefnache Vogoride, fost caimacan al Moldovei la Costantinopol). Nicolae Vogoride era fratele Smarandei Sturdza, sotia domnitorului Moldovei de unde rezult faptul c de fapt domnitorul Sturdza venise la nunta cumnatului su. n ceea ce l priveste pe Nicolae Vogoride, ginere si mostenitor al lui Costache Conache, acesta s-a aflat n calitatea sa de caimacan al Moldovei n tabara potrivnic unirii, el fiind unealta Turciei si Austriei.

37

Cocuta Vogoride era n schimb cu marea majoritate a moldovenilor, o adept nfocat a unirii. n aceast calitate, Cocuta Conachi-Vogoride s-a remarcat prin sprijinirea unor unionisti tecuceni si prin temperarea msurilor abuzive ale caimacanului, sotul su. Din aceste motive, cstoria lor nu a avut sorti de fericire, ntruct lui Nicolae Vogoride i s-a promis domnia Moldovei n caz c va reusi s mpiedice unirea cu Muntenia. n aceast situatie, Cocuta este hotrt s se despart de sot, prseste Moldova, lund drumul spre Paris si n felul acesta scap de cosmarul unei csnicii nefericite, dar si desprtit pentru totdeauna de Moldova. n 1863 Nicolae Vogoride moare dup ce n prealabil risipise aproape ntrega avere a familiei Conachi. Dup moartea sotului, Cocuta se recstoreste cu Emanoil Ruspoli, principe de Paggia-Sauza (Italia) devenind Princesse Catherine Ruspoli dup a doua cstorie. Din cele dou cstorii, Cocuta a devenit mam a 6 copii: 3 copii din cstoria cu Vogoride: Emanoil, Maria si Lucia, si 3 copii din a doua cstorie , Maria, Caterina si Margareta. S-a stins din viat la vrsta de 41 de ani n anul 1870 la Genoa in Italia si a fost adus si nmormntat la cimitirul din satul Tignesti, locul cel mai drag al copilriei si cuibul Conchestilor, intrat prin ironia sortii n stpnirea copiilor lui Nicolae Vogoride. n ceea ce priveste conacul de la Tignesti acesta fusese realizat initial n perioada 1837-1840, pe locul vechii case dup planul, instructiunile si cu cheltuiala logoftului Costache Conache. Ginerele acestuia Nicolae Vogoride i-a adus unele mbunttiri si modificri, mai ales la interior unde a amenajat o ,,sal a tronului", pregtit poate pentru cnd urma s-si mplineasc visul de a deveni domn al Moldovei. Parcul din jur se ntindea pe 70 de hectare si a fost amenajat de Cocuta. La 11 ani dup moartea Cocutei n anul 1881, Emanoil Vogoride Conachi, vinde mosia si conacul de la Tignesti lui Tache Anastasiu- mare proprietar de pmnt si prefect al judetului Tecuci (1878-1898). La rndul su acesta l las prin testament (la 27 decembrie 1897) Academiei Romne. Astzi, prin locurile pe unde Cocuta si-a petrecut copilria, pe dealurile Ungurenilor, s-a construit un cartier de case. Acestui cartier i s-a dat numele de Cocuta n cinstea acestei mari patrioate.

38

IV. COMUNICAREA N PRIMRIA COMUNEI MUNTENI IV.1. Prezentarea primriei comunei Munteni Primria este o institutie public cu activitate permanent ce duce la ndeplinirea efectiv a hotrrilor consiliului local si solutioneaz problemele concrete ale colectivittii locale. Potrivit articolului 53 al Legii administratiei publice locale din 1996 prin Legea 24 de modificare a legii 69/1991, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 76 din 13 aprilie 1996, primarul, viceprimarul, secretarul si aparatul propriu constituie primria, (vezi II.2.). Conducerea executiv a Primriei comunei Munteni, este format din primarul Arghiri Virgil, viceprimarul Miron Nic care este subordonat primarului pe care l si nlocuiete n lipsa acestuia si secretarul, Pintilie Cristian. Obiectul de activitate al Primriei Munteni este ducerea la ndeplinere a hotrrilor adoptate de Consiliul local al comunei, a dispozitiilor primarului, a actelor normative emise de Primria Comunei Munteni i a tuturor celorlalte acte normative care privesc administratia public local. Aparatul propriu al Primriei Munteni funcioneaz n temeiul Legii 215/23 aprilie 2001 publicat n Monitorul Oficial al Romniei cu nr. 204/ 23 aprilie 2001, privind administraia public local, n organizarea acesteia urmrindu-se realizarea condiiilor de operativitate i eficien. Primria Munteni are n desfsurare pe urmtorii 2 ani urmtoarele obiective: 1. Investitii: reabilitarea sistemului rutier; mbogtirea spaiilor verzi ; executarea de noi investiii; extinderea reelei de ap i canalizare; continuarea balastrii strzilor comunale ; realizarea unui sistem eolian de obtinere a energiei; racordarea la reteaua de curent electric a celor dou noi cartiere; balastarea unui drum adiacent comunei pentru circulatia crutelor.

39

2. Dezvoltarea i gestionarea urban a teritoriului: completarea i actualizarea bazei de date imobiliare; refacerea plcuelor de identificare a strzilor ;

3. Recuperarea, conservarea i dezvoltarea patrimoniului local: dezvoltarea patrimoniului local; administrare, modernizare, reparaii i ntreinere a patrimoniului imobiliar (cldiri, terenuri) ale instituiilor de nvatmnt precolar i gimnazial ; reabilitarea cminului cultural ;

4. mbuntirea i diversificarea asistenei i proteciei sociale : dezvoltarea serviciilor de protecie social. Centrul de zi ,,Copiii nostri" va ajuta ct mai multe familii cu probleme ; integrarea etniei rrome n colectivitatea local ; actualizarea n permanent, n site-ul primriei Munteni a bazei de date constituit n domeniul informatiilor de interes public la nivelul primriei Munteni, lista actelor administrative si documentelor elaborate de consiliul local care constituie informatii de interes public; asigurarea liberului acces la informatiile de interes public; organizarea audientelor si urmrirea rezolvrii problemelor ridicate de cetteni, prin implicarea serviciilor din aparatul propriu; colaborarea cu ONG-urile din judet si tar n vederea initierii si derulrii unor proiecte n interesul comunittii; nfiintarea unui Birou de Informare pe probleme de administratie. 6. Conservarea i dezvoltarea patrimoniului local prin organizarea anual n luna mai a Zilei comunei ; IV.2. Forme de comunicare n primria comunei Munteni, judeul Galai 5. mbunttirea comunicrii :

40

Comunicarea este fenomenul care permite crearea de legturi ntre oameni, ntre institutii si oameni, legturi asemntoare unor punti invizibile de esent informational . n cadrul primriei are loc un proces de comunicare att intern ct si extern, (vezi II.2.). Procesul de comunicare intern are loc ntre primar, viceprimar, secretar si toi ceilali refereni, contabil, jurist, muncitori. Prin procesul de comunicare extern, cetenii comunei sunt informai, de ctre membrii desemnai de ctre primar, cu privire la datele cu caracter public. Persoana responsabil cu informarea cetenilor din cadrul Primriei comunei, este secretarul. n primria comunei Munteni, comunicarea intern este de dou feluri: formal si informal, (vezi II.3.). Prin canalele formale se transmit fluxurile informationale oficiale. n acest caz comunicarea poate fi de mai multe tipuri: Figura nr. 1: Comunicarea vertical descendent COMPARTIMENTUL PRIMAR JURIDIC

COMPARTIMENTUL SECRETAR AUTORITATE TUTELAR

COMPARTIMENTUL REGISTRU AGRICOL comunicarea vertical descendent, (vezi I.5.), ce se manifest de la primar spre subordonati si se concretizeaz prin decizii, instructiuni, proceduri, memorii oficiale, reglementri interne, norme, rapoarte.

41

comunicarea vertical ascendent, (vezi I.5.), se stabileste ntre conducere si subordonati, fiind caracterizat de fluxuri informationale orientate de jos n sus, fiind astfel furnizate informatii pentru luarea deciziilor si control.

Figura nr. 2: Comunicarea vertical ascendent

PRIMAR

SECRETAR

SERVICIUL AUTORITATE TUTELAR

COMPARTIMENTUL REGISTRATURA RELATII CU PUBLICUL

comunicarea orizontal, (vezi I.5.), apare ntre persoane ce ocup posturi situate la acelasi nivel ierarhic ntre care exist relatii de cooperare. Exemplul provine din cadrul serviciului public comunitar local de evidenta consiliului local al comunei. persoanelor, subordonat

42

Figura nr. 3: Comunicarea orizontal COMPARTIMENTUL STARE CIVILA COMPARTIMENTUL REGISTRU AGRICOL

COMPARTIMENTUL ASISTENT SOCIAL Figura nr.4: Comunicarea oblic PRIMAR SECRETAR

SERVICIUL URBANISM, AMENAJAREA TERITORIULUI, CADASTRU SERVICIUL INFORMARE SI RELATII PUBLICE SERVICIUL AUTORITATE TUTELAR,

COMPARTIMENTUL REGISTRU AGRICOL

COMPARTIMENTUL JURIDIC-CONTENCIOS

43

comunicarea orizontal, (vezi I.5.), apare ntre persoane ce ocup posturi situate la acelasi nivel ierarhic ntre care exist relatii de cooperare. Exemplul provine din cadrul serviciului public comunitar local de evidenta consiliului local al comunei; persoanelor, subordonat

comunicarea oblic apare ntre persoane ce ocup posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fr ca ntre acestea s existe relatii de autoritate de tip ierarhic.

Acest tip de comunicare poate fi exemplificat prin exemplul obtinerii unei autorizatii de constructie. Astfel, serviciul urbanism, amenajarea teritoriului, cadastru, subordonat n mod direct primarului, intr n legtur cu compartimentul registratura relatii cu publicul din cadrul serviciului de informare si relatii publice subordonat secretarului, precum si cu compartimentul juridic, administratie public, autoritate tutelar, resurse umane, subordonat de asemenea secretarului. Comunicarea informal se stabileste ntre angajatii primriei care au interese

comune. Informatiile transmise prin aceste canale sunt neoficiale si au un caracter personal sau general, ele nefiind verificate. Pentru realizarea obiectivelor sale, primarul se bazeaz pe urmtoarele functii ale comunicrii: functia de informare : unde primria are nevoie de interactiuni n mediul exterior n care functioneaz si n mediul interior ntre prtile ei componente; Primarul este pus n fata monitorizrii la dou feluri de informatii: informatia externtrimis si primit prin intermediul activittilor de marketing, reclam, aprovizionarea, relatii publice si informatia intern-care circul prin canalele formale si neformale de comunicare. functia de comand si instruire ce se refer la modalittile prin care primarul se asigur ca oamenii si departamentele c actioneaz continuu n directia obiectivelor primriei; functia de influentare si convingere, ndrumare si sftuire- prin aceasta functie se realizeaz moduri specifice de control asupra informatiei si asupra comportrii angajatilor primriei; functia de integrare si mentinere- functie ce trebuie privit sub urmtoarele aspecte: -pstrarea primriei n stare operational prin cursivitatea informatiei;

44

folosirea corect a canalelor de comunicare pentru a evita ncrcarea cu informatie inutil; sortarea si verificarea datelor; integrarea prtilor n ntreg prin raportarea lor la acesta si la contextul n care prtile trebuie s functioneze. n cadrul primriei ntlnim mai multe modalitti de comunicare cu cettenii:

comunicare oral; comunicare scris; comunicare nonverbal. Comunicarea oral (vezi II.3.) se realizeaz sub mai multe forme: comunicarea fat n fat ce are loc n cadrul tuturor departamentelor ntre functionari, de asemenea si ntre functionari si cetteni. Comunicarea fat n fat are loc si n discutiile din sedintele consiliului local privind domenii de interes public:

- structura organizatoric a primriei, statul de functii, atributiile diferitelor servicii de specialitate, program de functionare si de audiente, datele de identificare a persoanelor din conducerea primriei; - informatii privind achizitiile publice; - acte normative care reglementeaz organizarea si functionarea institutiei sau alte domenii de activitate. comunicarea interpersonal este foarte important n cadrul primriei n special n departamentul resurse umane n care are loc evaluarea performantei activittii functionarilor; comunicarea managerial n grup ajut la definirea grupului, sprijin procesul de implementare a deciziilor. Acest tip de comunicare o putem ntlni la sdintele consiliului local. La sedintele publice ale consiliului local poate participa orice persoan interesat, reprezentantii mass-media si reprezentantii oricror asociatii civice, sindicale sau patronale care manifest interes pentru domeniile de interes public supuse dezbaterii. Astfel, se ncearc s se aplice regula transparentei, cu exceptia interventiei unor situatii exceptionale, cnd actul normativ este adoptat n procedur de urgent. Anunturile referitoare la elaborarea actelor normative sunt afisate la sediul institutiei, la avizier.

45

Una dintre cele mai utilizate modalitti ale comunicrii orale este cea prin telefon care are ca aspect distinctiv lipsa din mesaj a elementelor de natur nonverbal, genernd o distant psihologic fat de interlocutor. n ultima perioad, primria a dezvoltat si canale de comunicare cu lumea de afaceri (vezi I.3.) oferind avantaje att mediului public ct si celui privat (contribuabili, firme private, cetteni, grupuri de interese). Formele principale prin care se concretizeaz acest tip particular de comunicare n cadrul primriei Munteni sunt: publicitatea prin mass-media sau prin propriile materiale publicitare afisate; sponsorizrile finantarea diferitelor activitti culturale sau sportive, ndeosebi a echipei si a meciurilor de fotbal; mecenatul ajutor financiar acordat primriei n achizitionarea de mobilier la sediul nou al primriei de ctre o firm din localitate; articole care prezint primria n publicatiile de specialitate; actiuni de consiliere si ajutorare a altor institutii similare. Comunicarea n scris, (vezi I.4.), se bazeaz pe conceperea si transmiterea mesajului. n cadrul primriei comunicarea scris apare sub forma corespondentei care se diferentiaz n functie de sursa ei de provenient. Astfel se poate vorbi de corespondenta intern, n cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul primriei si de corespondenta extern, reprezentat de documentele care sunt emise de compartimentele primriei ctre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice. n cadrul comunicrii n scris, se pot gsi mai multe tipuri de comunicare, (vezi II.5.) : notele de informare reprezint comunicatele in cadrul primriei pe orizontal sau pe vertical, caz in care se pot asimila rapoartelor. Se pot folosi notele de informare si n exterior numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Continutul lor const n prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative ntreprinse. Continutul mai poate viza si sesizarea unor situatii materiale care afecteaz, determin sau sprijin desfsurarea curent a

46

activittii. Tot n categoria notelor de informare intr si notele verbale, care prezint aceeasi form, ns continutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. scrisoarea nsotitoare de acte are o larg utilizare, att n corespondenta intern, ct si n cea extern si este cea mai clasic form de corespondent Are un caracter intern, cnd nsoteste lucrri redirectionate ntre compartimentele aceleiasi institutii sau n cazul transmiterii de la un compartiment la altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape. Ea pstreaz forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Actele se pot trimite periodic n cazul n care exist un act normativ din care reiese obligativitatea, ( naintarea la termene dinainte stabilite a situatiilor statistice, drile de seam, formula de introducere fiind ,, v naintm (trimitem) alturat sau la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al administratiei de stat. procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, actiuni, discutii si hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde solutii sau msuri. Exist mai multe tipuri de procese verbale si anume proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate), proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni si este folosit n compartimetul de registratur si relatii cu publicul cnd se face aprovizionarea cu materiale necesare functionrii si proces-verbal de consemnare a unei sedinte, (se intocmeste dup fiecare sedint a consiliului local). raportul - poate fi utilizat att n exteriorul primriei pe cale ierarhic de la nivel inferior spre nivelul superior, ct si n interiorul acesteia. Se prezint sub forma scris si nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este necesar prezentarea lor ntr-o form clar, cu continut edificator, bazat pe cunoasterea temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate; petitiile reprezint un element exclusiv al corespondentei externe si sunt cererile petentilor (persoane fizice sau juridice) adresate administratiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. De cele mai multe ori chiar si n cadrul primriei se face confuzie ntre petitie si plngere. n timp ce petitia

47

reprezint o cerere adresat administratiei, plngerea reprezint prezentarea unei situatii de fapt care lezeaz interesele unei persoane. n legea administratiei publice, se prevede obligatia administratiei de a rspunde n termen de 30 de zile la petitii, indiferent dac rspunsul este negativ sau afirmativ. IV.3. Modaliti de organizare a activitii n cadrul primriei Munteni Activitatea primriei comunei Munteni este organizat n subsistemele : decizional organizatoric informational. Comunicarea este absolut esential pentru organizare fiind evident c fr comunicare nu poate fi organizare, cci atunci nu exist posibilitatea ca grupul s influenteze comportamentul individului iar tehnicile de comunicare vor determina modul n care functiile de luare a deciziilor pot si trebuie distribuite n institutie. Sistemul organizatoric este alctuit din: aparatul propriu al primriei consiliul local Activitatea n cadrul Primriei se organizeaz conform organigramei, a regulamentului de organizare si functionare si statului de functii11. 1. Primarul Ca ef al administraiei publice locale din comuna Munteni, primarul ndeplinete urmtoarele atributii care l identific, fcndu-l rspunztor cu institutia pe care o conduce: este seful administratiei publice locale si al aparatului propriu de specialitate rspunde de buna functionare a administratiei publice locale, n conditiile legii si asigur coordonarea, ndrumarea si controlul compartimentelor prevzute n organigram; reprezint comuna Munteni n relatiile cu alte autoritti publice; participa la sedintele Consiliului General al comunei Munteni

11

Legea nr. 286/2006 pentru modificarea i completarea Legii nr. 215/2001 a administraiei publice locale, art. 68

48

asigur respectarea drepturilor i libertilor fundamentale ale cetenilor, prevederilor Constituiei, precum i punerea n aplicare a legilor, a decretelor Preedintelui Romniei, a hotrrilor i ordonanelor Guvernului ;

asigur aducerea la ndeplinire a hotrrilor Consiliului Local ; prezint Consiliului Local al comunei Munteni, anual sau ori de cte ori e necesar, informri, privind starea economic i social a comunei, n concordan cu atribuiile ce revin autoritilor administraiei publice, precum i informrii asupra modului de aducere la ndeplinire a hotrrilor consiliului local ;

ntocmete proiectul bugetului local i contul de ncheiere a exerciiului bugetar i le supune spre aprobare consiliului local al comunei ; exercit funcia de ordonator principal de credite ; ia msuri pentru prevenirea i limitarea urmrilor calamitilor, catastrofelor, incendiilor, epidemiilor ; conduce serviciile publice locale; asigur funcionarea serviciilor de stare civil i de autoritate tutelar ; supraveheaz realizarea msurilor de asisten i de ajutor social ; ndeplinete funcia de ofier de stare civil ; emite avizele, acordurile i autorizaiile date n competena sa prin lege ; propune consiliului local spre aprobare, n condiiile legii, organigrama, statul de funcii, numrul de personal i regulamentul de organizare i funcionare a aparatului propriu de specialitate . n exercitarea atribuiilor sale. primarul comunei Munteni, din Judeul Galati emite

dispoziii cu caracter general i particular. Acestea devin executorii numai dup ce sunt aduse la cunostin public sau dup ce au fost comunicate persoanelor interesate. Mandatul primarului este de 4 ani si poate fi prelungit, prin lege organic, n caz de rzboi sau de catastrof. Semnul dinstiv al primarului este o esarf n culorile drapelului national, purtarea acesteia la solemnitti, receptii ceremonii publice si la celebrarea cstoriilor fiind obligatorie. 2. Viceprimarul Viceprimarul poate exercita prin delegare de competen, unele din atribuiile care i revin primarului i anume:

49

coordonez i controleaz activitile serviciilor care i-au fost ncredinate prin organigrama aprobat de consiliul local la propunerea primarului, i anume serviciul public de paz, cultur si administrator sal de sport ;

controleaz igiena i salubritatea localurilor publice i produselor alimentare puse n vnzare pentru populaie, cu sprijinul serviciilor de specialitate ; supravegheaz inventarierea i administrarea bunurilor care aparin comunei Munteni ; organizeaz evidena lucrrilor de construcii din comun i le pune la dispozitie autoritilor administraiei publice ; ia msuri pentru controlul depozitrii deeurilor menajere, pentru asigurarea igienizrii malurilor cursurilor de ap de pe raza comunei, precum i pentru decolmatarea podeelor pentru asigurarea scurgerilor mari de ap ;

controleaz asfaltare;

iluminatul public (semafoare, ghirlande luminoase), drumurile publice,

se ocup de problema cinilor comunitari, dezinsectie-deratizare; are n grij dotrile urbane(ceasuri, cosuri de gunoi, locuri de joac pentru copii, bncute,semne rutiere). 3. Secretarul ndeplineste urmatoarele atributiuni :

particip la edinele consiliului local ; coordoneaz compartimentele i activitile cu caracter juridic, de stare civil, autoritate tutelar i asisten social din cadrul aparatului propriu de specialitate al consiliului local ;

avizeaz proiectele de hotrre ale consiliului local asumndu-i rspunderea pentru legalitatea acestora, contrasemnnd hotrrile pe care le consider legale ; avizeaz pentru legalitate dispoziiile primarului ; urmrete rezolvarea corespondenei n termen legal ; asigur ndeplinirea procedurilor de convocare a consiliului local i efectuarea lucrrilor de secretariat ; particip la edinele comisiei locale de fond funciar ; asigur lucrrile de secretariat ale comisiei locale, pentru stabilirea dreptului de proprietate asupra terenurilor ;

50

preia i nregistreaz ntr-un registru special cererile i alte documente pentru reconstituirea dreptului de proprietate asupra terenurilor agricole i forestiere ; transmite cererile i celelalte documente nsoitoare, comisiei locale pentru a fi analizate ; aduce la cunotina celor interesai, hotrrile comisiei judeene de fond funciar ; particip la ntocmirea situaiilor definitive privind persoanele fizice i persoanele juridice ndreptite s li se atribuie teren. coordoneaz, verific i rspunde de modul de completare i inere la zi a registrului agricol ; i d acordul pentru modificarea datelor nscrise n registrul agricol ; aduce la cunotin public dispoziiile legale privind registrul agricol ; semneaz centralizatoarele mpreun cu primarul. Munca unui primar si cea prestat de un secretar sunt greu de separat. Actiunile

primarului si cele ale secretarului sunt complementare, fiind directionate spre acelasi scop, fiind foarte important gestiunea profesional a informatiilor n secretariat si ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica modern de comunicatie birotic. n primarie exist dou moduri a proceselor de munc n birouri si anume dobndirea, prelucrarea si memorarea informatiilor si schimbul de informatii n interiorul firmelor si ntre organizatii, n scopul realizarii sarcinilor, ce cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor. prelucrarea, culegerea, valorificarea si transmiterea directionat a informatiilor reprezint o sarcin central a muncii moderne de secretariat. mbunttirea calittii informatiilor prin punerea la dispozitie a tuturor informatiilor necesare si existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere si de asteptare, ca si prin scurtarea duratelor de prelucrare; reutilizarea directionat a informatiilor ; calitatea mai inalt a rezultatelor prin standartizarea fluxurilor de date si prin asigurarea actualittii documentelor folosite.

51

Schimbul de informatii ntre primar si secretar se realizeaz astfel: - de la primar spre secretar sunt transmise dispozitii verbale, rezolutii pe scrisori sau acte, scrise de conductor care contin instructiuni privind efectuarea unor lucrri; - de la secretar la primar, se transmit comunicri verbale privind convorbiri telefonice primite sau prezentarea unor persoane venite n vizite. Este prezentat corespondenta primit sau cea care urmeaz s fie trimis partenerilor de afaceri. Sunt prezentate note telefonice, materiale documentare sau acte oficiale care trebuiesc semnate. Schimbul de informatii ntre secretar si primar trebuie s fie continuu pentru a sprijini activitatea de management a primriei. Secretarul si primarul trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi si obligatii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. 4. Functionar public cadastru: rezolv problemele de cadastru funciar (msurtori, litigii ntre deintorii de fond funciar) ; rezolvarea tuturor litigiilor aprute n exploatarea pmntului, ntre proprietarii de teren ; ndrum efii de asociaie n probleme de campanie agricol (la nivelul comunei sunt 12 asociaii); efectueaz anchete sociale celor ce se ncadreaz n prevederile Legii 416/2001 ; rezolv problemele de urbanism i amenajarea teritoriului ; particip la efectuarea recensmntului animalelor ; analizeaz cererile pentru defriarea viilor i efectueaz msurtorile pentru defriarea acestora. 5. Contabil sef : mpreun cu primarul pregtete lucrrile de elaborare a proiectului bugetului local i contul de ncheiere a exerciiului bugetar ; ntocmete referatele privind rectificrile bugetului local ; conduce evidena contabil ; ntocmete bilanul contabil ; ntocmete statele de plat pentru salarii ;

52

tine evidena cheltuielilor ; execut controlul financiar preventiv, controlul financiar intern, la compartimentele din subordine.

6. Referent agent agricol : completeaz i ine la zi evidena n registrul agricol ; ntocmete certificate i adeverine precum i bilete de adeverirea proprietii animalelor pe baza datelor nscrise n registrul agricol ; face parte din comisia de selecionare a documentelor arhivistice ; se ocup de ncasarea debitelor de la populaia comunei precum i de la persoanele juridice ; asigur ncasarea la timp a creanelor, lichidarea operaiunilor de plat ; asigur efectuarea plilor salariale i a tuturor celorlalte activiti de casierie ; ntocmeste documentaia necesar pentru prezentarea n comisia de protecie a copilului prin D.G.A.S.P.C. a cazurilor ce necesit instituirea unei msuri de protecie ; ntocmeste documentaia specific pentru justificarea i susinerea, conform legii i resurselor comunitii, a planului de intervenii pentru copilul sau familia aflat n situaie de risc ; realizarea evalurii primare i raportarea la Direcia pentru Protecia Copilului a cazurilor suspectate pentru nclcarea drepturilor copilului (abuz, neglijare) sau de exercitare abuziv de ctre prini a drepturilor i obligaiilor printeti. 9. Functionar public servicii publice, protectia mediului si se ocup de: solicitri de numere stradale si confirmri de denumiri noi sau vechi de strzi; acordul primriei pentru intabularea imobilelor; situatii juridice pentru imobile; perceperea chiriei pentru terenuri folosite ca grdini; radierea unor imobile din inventarul bunurilor care apartin domeniului privat;

7. Referent taxe si impozite :

8. Referent autoritate tutelar :

53

autorizeaz interventia n domeniul public sau privat privind devierea, extinderea, bransarea, modernizarea retelei de utilitti (ap, canal, gaze, telefonie); rspunde la reclamatii, sesizri referitoare la activitti desfsurate ilegal pe domeniul public de ctre persoane fizice si juridice; primeste contestatii referitoare la procesele-verbale de contraventie; elibereaz autorizatii pentru PF si AF n vederea desfsurrii de activitti de comert, prestri servicii; primeste cereri pentru cumprare sau concesionare de teren

10. Consilier juridic: rspunde solicitrilor prin copii dupa HCLM si probleme legate de activitatea

comisiilor din cadrul consiliului local Munteni; rspunde solicitrilor de consiliere juridic

11. Functionar public privind serviciul public de stare civil: eliberareaz acte de stare civil; primeste dosare pentru persoanele ce solicit concedii pentru cresterea copilului; elibereaz copii ale actelor ce se gsesc n arhiva primriei;

12. Director de cmin cultural : Se ocup de activitatea cultural a comunei. Aici elevii scolilor si desfsoar serbrile, festivittile de sfrsit de an. Tot aici au loc manifestri, spectacole. 13. Bibliotecarul : Un loc special n comunicarea n comun l joac biblioteca ce are un nou rol de furnizor i mediator de informaii ntre comunitatea celor care le produc i a celor care le consum. De aici si necesitatea informatizrii bibliotecii si dotarea ei cu calculatoare. Actualmente, biblioteca ofer servicii de informare asupra coleciilor pe care le deine, si pn la sfrsitul anului devine un mediu de informare i comunicare multidisciplinar, complex, deschis oricror nevoi informaionale ale comunitilor servite. Astfel biblioteca va oferi cititorilor comunei:

54

acces la cultura omenirii prin accesul la nregistrrile digitale existente n diferite structuri infodocumentare, indiferent unde sunt acestea plasate pe mapamond; acces la documentele electronice din propriile colecii i furnizarea lor la cerere, oricrui utilizator n locul unde acesta se gsete; acces n spaii fizice dotate cu resurse informatice puse la dispoziia oricrui cititor; faciliti de rezervare on-line a documentelor pentru mprumut, de la locul de munc sau domiciliul cititorului;

14. Muncitorii: n cadrul primriei lucreaz sapte muncitori la serviciul de ap si doi mecanici. ntre muncitori si ceilalti participanti la procesul de comunicare are loc o comunicare formal, informal, ascendent si descendent la nivelul activittii pe care o desfsoar. 15. Consiliul local este autoritate a administraiei publice locale i se compune din consilieri alei n condiiile Legii nr. 67/2004 pentru alegerea autoritilor administraiei publice locale. Numrul membrilor consiliului local se stabilete prin ordin al prefectului, n funcie de populaia comunei la data de 1 ianuarie a anului n curs sau, dup caz la data de 1 iulie a anului care preced alegerile. Astfel consiliul local al comunei avnd o populatie n numr de 7215 persoane se compune din 15 consilieri, 4 consilieri de la PSD, 3 consilieri de la PDL si 8 consilieri de la partidul PNL. Consiliul local se ntrunete n edine ordinare, lunar, la convocarea primarului. Consiliul local se poate ntruni n edine extraordinare, la cererea primarului sau a cel puin o treime din numrul membrilor consiliului. Sistemul decizional al Primariei Munteni se compune din dou tipuri de decizii : - dispozitii ale primarului - cu caracter normativ; - cu caracter individual ; - hotrri ale consiliului local - normative ; - individuale ; Consiliul local al comunei Munteni, n calitatea sa de autoritate deliberativ emite hotrri, iar primarul comunei, n calitatea sa de autoritate public executiv emite dispoziii ce sunt decizii de nivel superior.

55

Comunicarea n primria Munteni, judetul Galati Consiliul local Munteni

Primar

Jurist

Referent contabil

Viceprimar Referent Taxe i impozite Secretar Referent casier

Inspectori de specialitate

Serviciul public de paz

Referen t funcie public cadastru

Referen t funcie public registru agricol

Referen t funcie public stare civil

Referen t asistent social

Guard

Muncitor ofer

Fochist

Cultur Bibliotecar Director cmin cultural Administrator sal de sport

Muncitori

Serviciul de ap

56

IV.4. Comunicarea primriei cu cetenii Comunicarea primriei cu cettenii reprezint forma de comunicare ce nsoteste activitatea primriei n vederea satisfacerii interesului general. Mesajele transmise cuprind informatii de utilitate public. Prin comunicarea cu cettenii se urmreste s se fac cunoscute cettenilor modul de functionare si atributiile acestei institutii, legalitatea si oportunitatea deciziilor adoptate. Totodat, prin comunicarea cu cettenii se urmreste cunoasterea nevoilor si dorintelor populatiei pentru ca primria, prin rolul si atributiile pe care le detine, s vin n ntmpinarea acestora, realiznd astfel un interes general. Comunicrii cu cettenii i revine rolul de a convinge, ca prin politicile institutionale realizate, precum si prin deciziile publice adoptate, se urmreste un interes general, obtinndu-se astfel adeziunea cettenilor. Cetteanul trebuie s fie informat cu privire la existenta si modul de functionare a serviciilor publice, trebuie ascultat cnd si exprim nemultumirea, trebuie s-i fie luate n considerare dorintele si nevoile sale. Comunicarea cu cettenii comunei Munteni se realizeaz prin: expuneri, activitti de informare, dezbateri, sesiuni de comunicri, programe de investigare, activitti cu caracter cultural-educativ, participare la concursuri, publicatii proprii, afisiere, transmiterea prin forme scrise sau orale de informatii diverse spre si dinspre structurile de conducere si de specialitate ale institutiilor de administratie public. Primarul acord o atentie deosebit antrenrii functionarilor publici n facilitarea comunicrii dintre acestia si cetteni. n acest sens, putem identifica urmtoarele sarcini: diagnosticarea problemelor; culegerea, verificarea si diseminarea informatiilor; trasmiterea rezultatelor evaluarii informatiilor; rezolvarea conflictelor. Pentru realizarea acestor sarcini, pot fi avute n vedere urmtoarele ci de rezolvare: ascultarea activ; stimularea autoanalizrii problemelor;

57

controlul tonului vocii; cultivarea ntelegerii si tolerantei; detensionarea atmosferei; Parteneriatul interactiv functionar public-cettean presupune circulatia informatiei

n ambele sensuri. ntre functionarul public si cettean are loc o comunicare att verbal ct si neverbal. Comunicarea verbal este cea mai des folosit pentru c are avantajul discutiei directe ntre cei doi fr bariere de comunicare. Totodat se foloseste si comunicarea neverbal realizat prin diferite modalitti cum sunt: - expresia fetei ce poate transmite starea sufleteasc a persoanei; - expresia ochilor care poate arta alte stri dect cele exprimate prin vorbire: - pozitiile capului sau gestica care pot arta o multitudine de atitudini si sentimente; - distanta dintre interlocutori care poate fi distant social sau public. O alt form de comunicare ce are loc n primria Munteni este si initiativa cetteneasc. Cetenii care au domiciliul pe raza comunei pot propune consiliului local spre dezbatere i adoptare proiecte de hotrre. Promovarea unui proiect de hotrre poate fi iniiat de unul sau mai muli ceteni cu drept de vot, dac acesta e susinut prin semnturi de cel puin 5% din populaia cu drept de vot a comunei. Iniiatorii depun la secretarul comunei forma propus pentru proiectul de hotrre, care va lua msurile de aducere la cunotin public. Iniiatorii asigur ntocmirea listelor de susintori pe formulare puse la dispoziie prin grija secretarului comunei. Listele de susintori vor cuprinde numele, prenumele, domiciliul, seria i numrul actului de identitate i semnturile susintorilor. Listele de susintori pot fi semnate numai de cetenii cu drept de vot cu domiciliul pe raza comunei. Dup depunerea documentaiei i verificarea acesteia de ctre secretarul comunei proiectul de hotrre va urma procedurile de avizare i adoptare prevzute n prezentul regulament. Una din activittile permanente ale primriei este dezvoltarea, modernizarea procesului de comunicare, privind att comunicarea intern ct si comunicarea extern. Relatiile publice (vezi II.5.) n cadrul primriei Munteni sunt realizate de secretarul comunei. Primria este obligat s dea din oficiu publicitaii un raport periodic de activitate, cel puin anual, care va fi publicat n Monitorul Oficial al Romniei.

58

Asigurarea de ctre primrie a accesului la informaiile de interes public, se face din oficiu sau la cerere, prin intermediul compartimentului pentru relaii publice si al persoanei desemnate n acest scop. Primria are obligaia s comunice din oficiu urmtoarele informaii de interes public: structura organizatoric, atribuiile departamentelor, programul de funcionare, programul de audiente al autoritaii sau instituiei publice; numele i prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau a instituiei publice i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice; coordonatele de contact ale autoritii sau instituiei publice, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de Internet; sursele financiare, bugetul i bilanul contabil; programele i strategile proprii; lista cuprinznd documentele de interes public; lista cuprinznd categoriile de documente produse i/sau gestionate, potrivit legii; modalitile de contestare a deciziei autoritii sau instituiei publice n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de interes public solicitate. Accesul la informaiile se realizeaz prin: afiare la sediul primriei ori prin publicare n Monitorul Oficial al Romniei sau n mijloacele de informare n mas, n publicaii proprii, precum i n pagina de Internet proprie; consultarea lor la sediul primriei, n spaii special destinate acestui scop. Orice persoan are dreptul s solicite i s obin de la autoritile locale, n condiiile prezentei legi, informaiile de interes public. Primria este obligat s asigure persoanelor, la cererea acestora, informaiile de interes public solicitate n scris sau verbal. ntruct cetteanul plteste taxe si impozite statului, vrea s fie responsabil si vrea s stie cum e gestionat banul public, vrea ca cei pe care i-a ales s-si respecte promisiunile. iar functionarii primriei trebuie s fie n slujba lor.

59

Tot n cadrul compartimentului de relatii publice, primria a nfiintat un birou special de informare a cetteanului. Orice cetean are dreptul de a se adresa cu petiii consiliului local. Petiiile se nscriu ntr-un registru, primesc numr, consemnndu-se elementele principale cu privire la petent i obiectul cererii. Secretarul comunei transmite petiia autoritii competente, spre analiz i soluionare. Petiiile ce privesc aspecte compatibile cu activitatea comisiilor de specialitate pe domenii de activitate ale consiliului local vor fi naintate spre analiz i soluionare. Petiionarului i se aduce la cunotin soluia adoptat n termenul prevzut de lege. Semestrial, consiliul local analizeaz modul de soluionare a petiiilor primite. Pentru rezolvarea temeinic i legal a petiiilor compartimentul le va ndruma ctre compartimentele de specialitate, cu precizarea termenului de trimitere a rspunsului. Compartimentul este obligat s urmreasc soluionarea i redactarea n termen a rspunsului. Expedierea rspunsului ctre petiionar se va face numai prin intermediul compartimentului care a nregistrat petiia, acesta ngrijindu-se i de clasare i de arhivare. Tot n cadrul acestui birou se gsesc si informatii din oficiu. Informatiile din oficiu sunt acele informatii pentru care nu este nesesar o cerere n scris si anume: Cettenii pot cere informatii si prin cerere, care se poate face: verbal, adresndu-se centrului de informatii pentru cetteni sau persoanelor responsabile de informare public. n cazul n care este disponibil, informatia solicitat va fi furnizat pe loc. n scris, cererile pot fi pe suport de hrtie sau electronic (e-mail). Ele vor fi nregistrate si cetteanul va primi o recipist continnd data si numrul denregistrare a cererii. Centrul de informatii va pune la dispozitie un formular tip de solicitare a informatiilor de interes public. Accesul la informatiile de interes public este gratuit. Nu trebuie s se plteasc pentru serviciile de cutare si identificare a informatiei solicitate doar, n cazul n care se solicit copii dup documente oficiale. Primria are obligatia de a rspunde n scris la solicitri n termen de 10 zile lucrtoare de la depunerea cererii.

60

n cazul n care durata necesar pentru identificarea informatiei solicitate depseste acest termen, solicitantul va primi rspunsul n cel mult 30 de zile lucrtoare de la depunerea cererii si va fi nstiinttat despre acest fapt n cel mult 10 zile. Dac informatia care este solicitat este considerat a fi o informatie exceptat de la liberul acces, n cel mult 5 zile lucrtoare se va nstiinta n scris despre acest fapt. Pentru o comunicare mai bun n interiorul primriei ct si n comunicarea cu cettenii, primarul a initiat msura schimbrii modului traditional de lucru, nvechit, n conditiile existentei noilor tehnologii, metodologii si instrumente moderne. n administratia public acest sistem este depsit si nu mai poate face fat noilor provocri. Avantajelor pe care le aduce acest sistem sunt importante: asigur comunicarea facil ntre cettean si functionarul public si creste gradul de ncredere n institutiile statului; asigur transparenta actului administrativ; elimin cozile de la ghisee; elimin birocratia; mbuntteste productivitatea functionarilor; reduce masiv costurile; elimin sau minimizeaz timpii necesari solutionarii cererilor cetteanului; creste calitatea informatiilor oferite cettenilor; departamentele se pot concentra pe rezolvarea situatiilor specifice. n contextul actual, al crizei economice un astfel de sistem are drept scop controlul riguros al resurselor. Se elimin, astfel, cheltuielile cu personalul ineficient, se monitorizeaz eficient sursele de venituri de la bugetul public, se elimin birocratia din sistem, iar actul administrativ se va orienta nspre cettean si nu mpotriva lui. Un alt mod de comunicare a primriei cu cettenii este sistemul de audiente. Astfel cettenii pot face nscrieri pentru programul de audiente la primar, viceprimar dar la care pot participa si alti angajati ai primriei. Audientele se desfsoar conform programului. Persoanele care doresc s intre n audiente la primar trebuie s fac dovada c au depus o cerere anterior la primrie. nscrierea se va face completnd un formular tip d e

61

audient. Persoanele vor fi nstiintate n termenul stabilit de primrie telefonic sau n scris de data la care se va tine audienta. Legat de comunicarea n primrie si de legtura ntre cettean si alesii locali, primria are obligaia s publice i s actualizeze anual un buletin informativ care s cuprind informatii celor interesati. Buletinul informativ al primriei comunei Munteni cuprinde date cu privire la: raportul de acces la informaii ; raportul de activitate ; regulamentul de organizare si functionare ; strategiile de dezvoltare ; programul privind nscrierea n audiene i susinerea audienelor de ctre conducerea instituiei ; modalitile de contestare a deciziei autoritilor i instituiilor publice n caz ul n care o persoan se consider vtmat n ceea ce privete exercitarea dreptului de a avea acces la informaiile de interes public ; planul de aciune al primriei pentru realizarea obiectivelor cuprinse n programul de guvernare, planul de relaii externe ; organigrama ; statul de funcii ; termenul de soluionare al solicitrilor de informaii de interes public ; datele de contact.

Si n cadrul primriei Munteni, etica si transparenta (vezi II. 6.) detin un loc important n activitatea sa si doreste: s sporeasc gradul de responsabilitate a primriei fa de cetean, ca beneficiar al deciziei administrative; s stimuleze participarea activ a cetenilor comunei n procesul de luare al deciziilor administrative i n procesul de elaborare a actelor normative; s sporeasc gradul de transparen la nivelul ntregii primrii dispoziiile primarului, precum i actele normative ale consiliului local sunt puse la dispoziia

62

cetenilor. Acetia pot cere informaii cu privire la actele emise n cadrul Primriei comunei Munteni. Totodat cetenii de pe raza comunei pot participa la elaborarea i adoptarea dispoziiilor i actelor normative, informarea si nstiintrile acestora fcndu-se prin pot, sau prin afiare la domiciliul cetenilor. n cadrul Primriei comunei Munteni, persoana desemnat este secretarul primariei, care are obligaia s comunice din oficiu informaii de interes public. Solicitrile de informaii sunt trecute ntr-un registru special. Aceste solicitri sunt nregistrate i date pe circuit prin dispoziia primarului. IV.5. Comunicarea intern n primria Munteni Chestionarul12, este un instrument de culegere a datelor i reprezint unul dintre cele mai importante elemente de care depinde reuita unei cercetri selective. Redactarea chestionarului presupune stabilirea ntrebrilor avnd n vedere coninutul, tipul i modul lor de formare. La stabilirea coninutului ntrebrilor s-a avut n vedere asigurarea culegerii informaiilor necesare pentru a putea atinge obiectivele cercetrii. Pentru a vedea stadiul procesului de comunicare intern la nivelul primriei comunei Munteni, am realizat un chestionar format din 17 ntrebri, (anexa 1). Au fost intervievai un numr de 12 persoane, 4 brbai i 8 femei. Cele 12 persoane intervievate, reprezentnd 37,5% din totalul angajailor, fac parte din departamentele:
12

juridic registru agricol taxe i impozite cadastru i amenajarea teritoriului serviciu de ap stare civil autoritate tutelar contabilitate centrala termic

Chelcea, Septimiu (1975). Chestionar n investigaia sociologic. Bucureti: Editura tiinific i Enciclopedic, pp. 137-225.

63

bibliotec guard centru de zi ,,Copiii notri". Primria comunei Munteni are un numr de 32 de angajai. La acest chestionar a

participat cte o persoan reprezentativ pentru fiecare departament. Nr. total angajai 32 Nr. brbai 18

Nr. femei 14

Personalul primriei are vrsta cuprins ntre 35 de ani i 60 de ani. Distribuia angajailor n ceea ce privete variabila vrst este urmtoarea:
30 25 20 15 10 5 0 1. ntre 35-45 de 2. ntre 46- 55 de 3. peste 56 de ani ani ani Categoria de vrst
Nr. persoane Femei Brbai

Dup cum se observ din graficul de mai sus, predominant este categoria de vrst cuprins ntre 35 i 45 de ani (24 angajai), urmat de categoria 46-55 ani (5 angajai) i peste 56 de ani (3 angajai). Prin acest chestionar, am dorit s analizm urmtoarele aspecte ale comunicrii n Primria Munteni: conexiunea cu organizaia (ntrebrile 1, 2) modaliti i mijloace de comunicare intern (ntrebrile 3, 4, 5) procese decizionale (ntrebrile 612)

64

comunicare ntre departamente (ntrebrile 13 17) 1. Conexiunea cu organizaia. Prima ntrebare se axeaz pe obiectivul numit organizaie. Aceast ntrebare se

refer la misiunea i obiectivele organizaiei, dac se neleg aceste obiective, dac intervievaii contribuie la realizarea obiectivelor organizaiei i dac sunt parte important a acestei organizaii. La prima i a doua parte a ntrebrii i anume dac respondenii neleg obiectivele organizaiei i dac prin munca lor contribuie la realizarea obiectivelor acest eia, toi cei intervievai au rspuns cu acord puternic. Dorim s menionm distribuia respondenilor n ceea ce privete categoria de vrst : ntre 35 i 45 de ani : stare civil; autoritate tutelar; registru agricol ; taxe i impozite ; guard ; centru de zi. ntre 46-55 ani : serviciu de ap ; central termic ; contabilitate ; peste 56 ani : juridic ; cadastru ; biblioteca. La partea a treia a ntrebrii referitoare la faptul dac sunt o parte important a organizaiei, s-a rspuns astfel: - cu acord puternic persoanele de la : serviciu de ap (55 de ani), registru agricol (40 de ani), juridic (58 de ani), taxe i impozite (35 de ani), contabilitate (55 de ani) ; - cu acord persoanele de la departamentele : cadastru (60 de ani), biblioteca (57 de ani), centrala termic (46 de ani), guard (43 de ani), stare civil (43 ani), cadastru (60 de ani), centru de zi (43 de ani). Acest tabel i grafic constituie distribuia rspunsurilor pentru cele trei pri ale primei ntrebri :

Acord puternic Femei neleg misiunea i obiectivele organizaiei unde lucrez Consider c prin munca mea contribui la realizarea obiectivelor 8 4 8 Brbai 4 Femei

Acord Brbai

65

Sunt o parte important din organizaie

Acord puternic Femei Acord puternic Brbai Acord Femei Acord Brbai

ntrebarea a doua se refer motivele pentru care se consider o parte important a organizaiei. Mai jos sunt menionate cteva rspunsuri : - de la serviciul de ap, (A. M. -55 de ani), a spus c alimentarea cu ap este obiectivul primordial al serviciului comunal de gospodrire a apei; - D. A. (39 de ani) a afirmat c departamentul de asisten social este important pentru c sunt multe probleme sociale n comunitatea noastr; - de la departamentul de stare civil, O.G. (43 de ani) a rspuns c fr stare civil nu se poate pentru c astfel se formeaz viitoarea generaie; - M. I. (60 de ani) de la departamentul cadastru se consider parte important pentru c el contribuie la realizarea sarcinilor organizaiei. Dup cum se poate observa din primele dou ntrebri, conexiunea cu organizaia este puternic pentru angajaii din primria comunei Munteni. 2. Modaliti i mijloace de comunicare intern Acest aspect a fost reliefat n ntrebrile 3, 4, 5. ntrebarea 3 se refer la importana mijloacelor de comunicare folosite n interiorul organizatiei. Informaia se poate transmite n interiorul organizaiei prin urmtoarele mijloace

66

de comunicare i anume: ntlniri formale, ntlniri informale, e-mail, telefon, buletine informative, anunuri la panouri, notificri scrise, intranet i website. Din mijloacele de comunicare pe care le-am enumerat, rspunsurile au fost distribuite astfel: Tipul de rspuns Foarte important Modaliti i mijloace de comunicare ntlniri formale; e-mail; telefon; notificri scrise anunuri la panouri; buletine informative pe e-mail; ntlniri informale Niciodat

Important

Intranet, Website

n ceea ce privete ntlnirile formale, acestea au fost considerate foarte importante de respondenii de la urmtoarele departamente: autoritate tutelar, centru de zi, cadastru, stare civil, contabilitate i registru agricol. Un aspect interesant poate fi observat n ceea ce privete folosirea e-mailului. Acesta este considerat important de respondenii de la departamentele autoritate tutelar, stare civil, registru agricol, serviciu ap i contabilitate. Dar trebuie fcut o precizare : pentru transmiterea buletinelor informative se folosete mailul personal i nu o adresa de e -mail de serviciu deoarece nu exist intranet. Toi angajaii au rspuns c telefonul este foarte important n comunicare. Privind notificrile scrise, au rspuns cu foarte important angajaii de la departamentele juridic, serviciu de ap i autoritate tutelar. n ceea ce privete aspectele considerate importante, distribuia rspunsurilor este uurmtoarea : - anunuri la panouri angajaii de la departamentele juridic, taxe i impozite, guard, centrala termic i serviciu de ap. - buletine pe e-mail angajaii de la departamentele autoritate tutelar, stare civil, contabilitate i serviciu ap.

67

- ntlniri informale consilier juridic, bibliotecar, referent registru agricol, inginer cadastru , consilier contabilitate, asistent social centru de zi, operator central termic, guard . Aceasta este distribuia rspunsurilor n ceea ce privete modalitile i mijloacele de comunicare : ntlniri informale Important Niciodat nu este folosit Neutru 4 7 8 12 12 8 Anunuri la panouri 5 4 Buletine pe e-mail Intranet Website

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% ntlniri informale Anunuri la panouri Buletine pe e-mail Intranet Website

Important

Niciodat nu este folosit

Neutru

La ntrebarea numrul patru, referitoare la eficiena transmiterii proceselor de comunicare, s-au obinut urmtoarele rspunsuri: foarte eficient referitor la deciziile conducerii direct superioare i decizii ale primarului au rspuns cele 12 persoane intervievate; au rspuns eficient 8 persoane n cazul transmiterii tirilor referitoare la personal iar 4 persoane au rspuns moderat;

68

rspunsul moderat s-a obinut de la 8 persoane, iar de la 4 persoane rspunsul parial privind tiri externe i programe de instruire ; rspunsul parial a fost dat de 7 persoane privind iniiative ale primriei, iar 5 persoane au rspuns moderat.

Dup cum se poate observa din graficul de mai jos, toi cei 12 respondeni consider deciziile conducerii superioare i deciziile primarului foarte eficiente :
Foarte eficient

Decizii ale primarului

12

12

Decizii ale conducerii superioare

Eficient n ceea ce privete iniiativele primriei au rspuns persoanele de la departamentele: Cadastru, contabilitate, serviciul de ap, juridic, taxe i impozite, stare civil, autoritate tutelar, registru agricol. Acest rspuns a fost mprit n dou modaliti de apreciere (moderat i parial) :
Iniiative ale primriei

5 7

Moderat Parial

Privind transmiterea de tiri externe , 4 persoane au rspuns parial, i anume guard, operator centrala termic, asistent social, referent taxe i impozite.

69

tiri externe

4 8 Deloc

Parial

n ceea ce privete rspunsurile n legtur cu transmiterea de iniiative ale primriei au rspuns 5 persoane cu moderat, i anume angajaii de la serviciul de ap, registrul agricol, stare civil, autoritate tutelar i cadastru. ntrebarea nr. 5 se refer la faptul dac angajaii au propuneri pentru mbuntirea acestor mijloace i modaliti de informare intern. Ca repere pentru viitor, privind comunicarea intern, s-a propus alocarea unui buget special privind crearea de intranet.

12 10 8 6 4 2 0 Iniiative ale primriei

Parial Moderat

70

3. Procesele decizionale ntrebrile de la numrul ase la numrul doisprezece scot n eviden procesele decizionale ce au loc n cadrul primriei Munteni. ntrebarea numrul ase se refer la faptul dac deciziile se comunic eficient n departament. La aceast ntrebare s-a rspuns att afirmativ, ct i negativ. Astfel, afirmativ au rspuns persoanele de la departamentele contabilitate, stare civil, autoritate tutelar, serviciu de ap, registru agricol, juridic, cadastru, biblioteca i taxe i impozite Negativ au rspuns 3 persoane, i anume guard-ul, operatorul de la centrala termic i asistentul social de la centrul de zi. Aceasta este distribuia rspunsurilor n ceea ce privete comunicarea eficient a deciziilor:
Deciziile se comunic eficient

3
Afirmativ Negativ

La ntrebarea numrul apte referitoare la rapiditatea comunicrii deciziilor primarului, s-au obinut urmtoarele rspunsuri:
n ct timp se comunic deciziile primarului

2
Imediat

7 3

Dup o zi Dup dou zile

n ct timp se comunic deciziile primarului am obinut apte rspunsuri de ,,imediat", trei rspunsuri de ,,dup o zi" i dou rspunsuri de ,,dup dou zile".

71

Au rspuns cu ,,imediat angajaii de la departamentele serviciul de ap, stare civil, autoritate tutelar, registru agricol, contabilitate, juridic i taxe i impozite Au rspuns cu ,,o zi urmtorii angajai : bibliotecar, guard i inginer cadastru. Au rspuns cu ,,dou zile doi intervievai, i anume operatorul de la centrala termic i asistentul social de la centrul de zi. ntrebarea numrul opt se refer la faptul dac respondenii sunt capabili s-i desfoare munca eficient lund deciziile necesare. La aceast ntrebare, opt persoane au rspuns afirmativ i patru persoane negativ.

Suntei capabil s luai decizii corecte

8 6
Afirmativ

4 2 0 Afirmativ negativ

negativ

Celor care au rspuns negativ li s-a mai cerut s explice de ce au dat acest rspuns. Negativ a rspuns: - guard-ul, (C. V. -43 de ani) care a menionat c din cauza fluctuaiei intense nu-i poate desfura activitatea; - asistentul social de la centrul de zi, (A. S. -43 de ani) spune c din cauza lipsei fondurilor, centrul nu funcioneaz eficient; - inginerul cadastru (M. I. -60 de ani) ii motiveaz lipsa deciziilor din munca sa ca fiind hrile topografice prea vechi; - persoana de la serviciul de ap (A.M. -55 de ani) motiveaz consumul de ap prea mare folosit la udarea culturilor, ceea ce duce la lipsa apei pe timpul zilei.

72

La ntrebarea numrul nou referitoare la faptul dac intervievaii sunt consultai n luarea unor decizii, am obinut apte rspunsuri afirmative i cinci rspunsuri negative.

Suntei consultat n luarea unor decizii

Negativ 5 7 Afirmativ

Au rspuns afirmativ urmtoarele persoane de la departamentul contabilitate, de la autoritate tutelar, de la taxe i impozite, de la centrala termic, de la registru agricol, de la serviciul de ap i de la departamentul juridic. Negativ au rspuns persoanele de la departamentele biblioteca, centrul de zi, cadastru i stare civil. ntrebarea zece propune ca intervievaii care au rspuns afirmativ la ntrebarea nou s-i motiveze rspunsurile. La aceast ntrebare s-a rspuns astfel: consilierul juridic a fost consultat n rezolvarea litigiului privind punerea n posesie a descendenilor familiei Conache; referentul de la asisten social vorbete despre sugestia sa privind monitorizarea mai strict a asistenilor personali ; consilierul de la starea civil a dat sugestii n privina computerizrii arhivei. Pentru ntrebarea 11, s-au cerut rspunsuri afirmative sau negative referitoare la faptul dac se accept sugestii de ctre superiorul direct. Rspunsurile au fost urmtoarele: - afirmative n cadrul departamentelor serviciul de ap, registru agricol, taxe i impozite, contabilitate, autoritate tutelar, centrala termic, stare civil i juridic; - negative n cadrul departamentelor cadastru, centrul de zi, guard i biblioteca.

73

Subordonaii ofer sugestii superiorului

8 6 4 2 0 Afirmativ Negativ
Subordonaii ofer sugestii superiorului

La ntrebarea 12, respondenii sunt rugai s dea exemple de sugestii oferite superiorului. S-au dat urmtoarele exemple de ctre urmtorii: - A. M.-(55 de ani) de la serviciul de ap a sugerat achiziionarea de apometre pentru verificarea celor cu probleme; - O. G.-(43 de ani) de la starea civil a venit cu sugestia de computerizare a bazei de date; - M. I.(60 de ani) de la departamentul cadastru a propus reactualizarea planurilor de parcelare; - J. A. de la taxe i impozite a sugerat o mai stns legtur cu baza de date a registrului agricol n vederea colectrii debitelor ct mai eficient.

4. Comunicarea ntre departamente ntrebrile privind comunicarea ntre departamente sunt ntrebrile 13, 14, 15, 16 i 17. La ntrebarea 13 referitoare la frecvena folosirii modalitilor i mijloacelor de comunicare, s-au obinut urmtoarele rspunsuri: zilnic sptmnal niciodat i rar

n privina ntlnirilor cu toi angajaii, rspunsurile au fost distribuite astfel:

74

ntlniri cu toi angajaii

10 8 6 4 2 0 Zilnic Sptmnal
ntlniri cu toi angajaii

- 8 rspunsuri ,,zilnic de la departamentele guard, contabilitate, stare civil, serviciul de ap, taxe i impozite, registrul agricol, cadastru i autoritate tutelar; - 4 rspunsuri ,,sptmnal de la departamentele juridic, centrala termic, centrul de zi i biblioteca. Privind ntlnirile inter-departamentale, s-a rspuns : - sptmnal - 6 respondeni; - lunar 3 respondeni; - zilnic 2 respondeni. Mail-ul personal este folosit zilnic de ctre 7 persoane, i anume: referentul agricol, funcionarul taxe i impozite, eful serviciu ap, consilierul juridic, consilierul stare civil, referentul asisten social i contabilul ef. Mail-ul personal nu este folosit niciodat de ctre guard, operatorul de la departamentul centrala termic, inginerul cadastru, asistentul social i bibliotecar.

Mail personal

Zilnic Niciodat

75

Mail-ul de serviciu al organizaiei este folosit doar de ef serviciu ap pentru toat organizaia. Telefonul este folosit de toi angajaii zilnic. Faxul este folosit zilnic de ctre 5 persoane, i anume cele de la stare civil, autoritate tutelar, serviciul de ap, contabilitate i juridic. Faxul este folosit rar de ctre angajaii de la cadastru, bibliotec, taxe i impozite i registru agricol. Niciodat faxul nu este folosit de ctre operatorul de la centrala termic, guard i asistentul social de la centru de zi.

5 4
Zilnic

3 2 1 0 Ct de des este folosit faxul

Rar Niciodat

Materialele print (scrisori, buletine informative) sunt folosite sptmnal de ctre departamentele juridic, stare civil, autoritate tutelar i serviciul de ap. ntrebarea numrul 14, referitoare la gradul de nelegere pe care fiecare respondent l gsete la alte departamente, s-a rspuns astfel:

Ct nelegere se gsete la alte departamente

4 7

Foarte frecvent Adesea ntotdeauna

76

Foarte frecvent au rspuns agajaii de la serviciul de ap, registrul agricol, autoritatea tutelar, starea civil, cadastru, centrala termic i biblioteca. ntotdeauna au rspuns angajaii de la contabilitate, taxe i impozite, juridic, guard. Adesea a rspuns asistentul social de la centrul de zi. ntrebarea 15 referitoare la departamentele cu care comunic fiecare cel mai des, am obinut urmtoarele rspunsuri: stare civil- cu registru agricol autoritate tutelar - cu stare civil cadastru cu registru agricol taxe i impozite- cu contabilitate departamentul juridic- cu primarul, viceprimarul i secretarul serviciul de ap- cu contabilitatea centrala termic- cu viceprimarul centrul de zi- cu secretarul

ntrebrile 16 i 17 se refer la comunicarea ntre departamente n afara orelor de program. La ntrebarea 16 referitoare la faptul dac respondenii din acelai departament se ntlnesc n afara orelor de program, rspunsurile au fost: ,,uneori 10 rspunsuri; ,,adesea 2 rspunsuri.

Adesea au rspuns intervievaii de la registru agricol (N. L.- 40 de ani) i cel de la taxe i impozite (J.A. -35 de ani). La ntrebarea 17, care se refer la comunicarea ntre departamente diferite n afara orelor de program, doar compartimentul de stare civil se ntlnete cu respondentul de la autoritate tutelar. Ceilalti respondenti au oferit varianta de rspuns uneori. Ca exemplu de ntlniri (ntlniri formale) n afara orelor de program s-au amintit ntlnirile cu ocazia zilelor onomastice sau zilelor de nastere. Din totalul respondentilor avem: 2 persoane ce srbtoresc ,,Sf. Maria, 2 persoane ce srbtoresc ,,Sf. Ion si o persoan ce srbtoreste sf.

77

,,Gheorghe. Tot ntlniri n afara orelor de program sunt amintite petrecerile organizate cu ocazia iesirii la pensie a fostului secretar si a referentului de la taxe si impozite. n urma evalurii rspunsurilor chestionarului, s-a constatat un acord puternic privind conexiunea cu organizaia. Procesele de comunicare au primit o apreciere bun n percepia respondenilor. Procesele decizionale au primit acord puternic iar comunicarea ntre departamente de asemenea acord puternic. La ntrebrile privind comunicarea n afara orelor de program aprecierea a fost moderat.

78

CONCLUZII Comunicarea reprezint o necesitate obiectiv pe tot parcursul activittii unei organizatii. Comunicarea afecteaz direct i imediat, dar i indirect, pe termen nedeterminat, viaa indivizilor, a colectivelor i a societii n ansamblu. Comunicarea reprezint un mod fundamental de interaciune psiho-social a persoanelor, realizat n limbaj articulat sau prin alte coduri, n vederea transmiterii unei informaii, a obinerii stabilitii sau a unor modificri de comportament individual sau de grup. n primul capitol intitulat ,,Organizatia si comunicarea organizational am ncercat s realizez o trecere teoretic prin ceea ce nseamn organizatia si comunicarea n organizatie. Organizaiile reprezint unul dintre semnele dinstintive ale epocii contemporane, sunt structuri sociale n care indivizii interactioneaz pentru a realiza scopuri comune. Pentru a nelege comunicarea organizaional, trebuie s pornim de la ideea c structura organizaiei se suprapune comunicrii interpersonale. Suprapunerea structurii are consecine asupra direciei i a coninutului comunicrii, a crerii reelelor de comunicare i a emergenei rolurilor de comunicare specifice. Capitolul II, ,,Comunicarea n administratia public local, face dinstinctia dintre administratie n general si administratia local n particular cu formele ei de comunicare ce contribuie la realizarea n bune conditii a activittii acesteia. n capitolul III am prezentat comuna Munteni, judetul Galati, de la origini si pn astzi. n capitolul IV, ,,Comunicarea n primria comunei Munteni, am ncercat, prin studiul de caz, s scot n evident modul de comunicare ce are loc n primrie, evidentierea acesteia n social, gama de forme de comunicare ale cettenilor cu departamentele institutiei, asteptrile cettenilor de la primrie si modul de solutionare a doleantelor acestora. Comunicarea nsoteste administratia public local contribuind la buna desfsurare a activittii sale. Autoritatea public local urmrete prin comunicare, o relaie de proximitate cu ceteanul, apropiindu-se de acesta i intrnd n dialog, cunoscndu-i

79

cerinele, doleanele. n acest sens, administraia public local trebuie s comunice, s fie deschis dialogului, s respecte i s ia n considerare ceteanul. Cum comuna Munteni judetul Galati se mndreste cu vechi rdcini n istorie si traditii, la fel si Primria comunei Munteni se deosebeste de alte primrii privind comunicarea ce are mai multe forme si anume formal si informal, vertical descendent, oral, scris. O alt form de comunicare ce are loc n primria Munteni o constituie initiativa cetteneasc (petitiile si audientele). n cadrul primriei, relatia functionar publiccetteni constituie substanta actului de administratie public local. Pentru asigurarea accesului oricrei persoane la informaiile de interes public primria are obligaia de a organiza compartimente specializate de informare si relatii publice sau de a desemna persoane cu atribuii n acest domeniu. Funcionarii publici din cadrul primriei comunei Munteni sunt ntotdeauna n cutarea unor idei de organizare ct mai eficiente a muncii din cadrul primriei, acestea, pentru uurarea modului de ndeplinire a atribuiilor. De asemenea, sunt n cutarea unor idei ct mai eficiente, i pentru a-i ajuta ct mai bine pe cetenii comunei. Dezvoltarea institutiei nseamn si dezvoltarea comunicrii. Chiar dac legislatia este imperfect si lipsa banilor este simtit din ce n ce mai mult aceasta ar trebui s nu fie un impiediment n calea dezvoltrii comunicrii n institutia numit primrie. Comunicarea si-a gsit pozitia ntre activitatea administratiei publice si a confirmat capacitatea de a rspunde nevoii de comunicare. Personalul primriei i trateaz pe toi cetenii cu foarte mult respect, ndrumndu-i i sftuindu-i n tot ce au nevoie, ns, cu mult profesionalism. Principalul element definitoriu al participantilor la procesul de comunicare n primrie este generarea de idei noi, i efectuarea de schimbri pe baza acestora. Procesul inovaional are o sfer larg de cuprindere. Practic, se manifest n toate activitile ce se desfoar n cadrul instituiei. El vizeaz i sisteme informaionale, metode economice, structuri organizatorice, procedee decizionale. n cadrul primriei comunei, se impune o crestere a capacittii si disponibilittii spre comunicare a tuturor participantilor la comunicare, functionari si cetteni, s existe un echilibru ntre resursele umane i celelalte tipuri de resurse.

80

n cadrul tuturor birourilor funcionarii publici beneficiaz de mijloace informaionale pentru uurarea muncii lor. Zecile de pagini care trebuiau ntocmite de ctre personal au fost nlocuite ntr-o mare msur cu fiierele ntocmite pe calculator. Pentru asigurarea mijloacelor necesare pentru tehnologizarea muncii au fost folosite resursele financiare alocate n acest scop. Toate aceste lucruri au dus la creterea eficienei i eficacitii muncii funcionarilor. Etapele comunicrii i cunoaterea metodologiei de comunicare, sunt eseniale n orice instituie din cadrul administraiei locale, pentru construirea unui climat organizaional ct i stabilirea unei bune relaionri cu publicul int cu care intr n contact prin natura activitii sale.

81

BIBLIOGRAFIE

1. 2. 3. 4.

Alexianu, Paul (1942). Tratat de drept public. Bucuresti: Editura Casa Scoalelor. Baltac, Vasile (2004). Managementul documentelor. Bucuresti: Editura Soft Net Comp. Bonciu, D. (1997). Administratia public si cetteanul. Bucuresti: Editura Stiintific. Cndea, D., Cndea, R. (1998). Comunicare organizational aplicat. Bucuresti: Editura Expert. Cndea, R. (1996). Comunicare managerial. Bucuresti: Editura Expert. Catan, Doina (1994). Management general. Tg. Mures: Editura Tipomur. Chelcea, Septimiu (1975). Chestionar n investigaia sociologic. Bucureti: Editura tiinific i Enciclopedic. Chiru, Ion (2003). Comunicare interpersonal. Bucuresti: Editura Tritonic. Cmeciu, Camelia (2009). Introducere n relatii publice. Bacu: Editura Edusoft. Bucuresti: Editura Economic.

5. 6. 7.

8. 9.

10. Coman-Kund, F (2000). Politica de comunicare extern a colectivitilor locale. 11. Haines, Ion (1998). Introducere n teoria comunicrii. Bucuresti: Editura Fundatiei ,,Romnia de Mine. 12. Hncu, Dumitru (1995). Dictionar al Limbii Romne. Iasi: Editura Moldova. 13. Iorgovan, Antonie (1994). Drept constitutional si institutii politice. Bucuresti: Editura ,,Galeriile J. L. Calderon. 14. Mihut, Ion (1998). Management. Bucuresti: Editura Economic. 15. Munteanu, V. A. (2006). Marketing public. Iasi: Editura Sedcom Libris. 16. Muraru, Ioan (1995). Drept constitutional si institutii politice. Bucuresti: Editura Actami. 17. Nedelea, Alexandru (2006). Marketing n administraia public. Bucuresti: Editura Didactic si Pedagogic. 18. Negulescu, Paul (1934). Tratat de drept administrativ. Bucuresti: Editura Casa Scoalelor. 19. Nicolescu O. si Verboncu I. (1998). Management general. Bucuresti: Editura Economic.

82

20. Pus, Viorica (2006). Comunicare si resurse umane. Iasi: Polirom. 21. Profiroiu, M. (1999). Etica si coruptie n administratia public. Bucuresti: Editura Economic. 22. Serb, Stancu (2006). Relatii Publice si comunicare. Bucuresti: Editura Teora. 23. Teodorescu, Anibal (1929). Tratat de drept administrativ. Bucuresti: Editura Casa Scoalelor. 24. Vlsceanu, Mihaela (1993). Psihologia organizatiilor si conducerii. Bucuresti: Editura Paidea. 25. Vlsceanu, Mihaela (2003). Organizatii si comportament organizational. Iasi: Editura Polirom. 26. Zlate, Mielu (2004) Tratat de psihologie organizational-managerial. Iasi: Editura Polirom.

Legislatie: 1. 2. Constituia Romniei. Legea nr. 215/2001, Legea Administraiei Publice Locale, cu modificrile i completrile ulterioare. 3. Legea nr. 216/2002 pentru modificarea alin.(1) al articolului 103 din Legea Administraiei Publice Locale nr. 215/2001. 4. Legea nr.161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitailor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei. 5. 6. Legea nr. 188/1999 privind Statutul Funcionarilor Publici. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public publicat n Monitorul Oficial, Partea I nr. 663 din 23 octombrie 2001. 7. 8. Legea 52/2003 privind transparena decizional n administraia public. Legea nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.

83

Surse internet: 1. http://vega.unitbv.ro/courses/deco/Comunicare3a.doc 2. http://www.scritube.com/management/Functiile-sistemului-informati2041371317.php 3. http://www.scritube.com/sociologie/psihologie/comunicare/comunicare-n-institutiipu12286108.php 4. htpp://www.administratiepublic.ro/resurse/marketing-n-administratie-public/com-ninstitutiile-pu.html 5. htpp://www,scritube.com/sociologie/resurse-umane/Etica-profesional-sitranspar12561177.php

84

ANEXE

Anexa nr. 1. Chestionar 1. V rugm s indicati dac sunteti de acord sau nu cu urmtoarele enunturi: Acord puternic nteleg misiunea si obiectivele organizatiei unde lucrez Consider c prin munca mea contribui la realizarea obiectivelor organizatiei unde lucrez Sunt o parte important din organizatie 2. Considerati c sunteti o parte important a organizatiei? Dac da, de ce? Dac nu, de ce? Sunt anumite schimbri pe care le-ati sugera pentru a mbuntti aceast situatie? 3. V rugm s spuneti ct de importante sunt urmtoarele mijloace de comunicare si de transmitere a informatiei n interiorul organizatiei unde lucrati? Foarte important ntlniri formale ntlniri informale Email Telefon Buletine informative pe mail Anunturi la panouri Modificri scrise Intranet Important Neutru Fr Niciodat nu important este folosit Acord Neutru Dezacord Dezacord puternic

85

Website Altele: 4. V rugm s spuneti ct de eficient sunt transmise procesele de comunicare: Foarte eficient Decizii ale conducerii direct superioare Decizii ale primarului Initiative ale primriei Programe de instruire Stiri externe Stiri referitoare la personal Altele: 5. Aveti sugestii pentru mbunttirea diseminrii acestor informatii? 6. V sunt comunicate eficient deciziile care se iau n departamentul unde lucrati? Da Nu 7. Dup ct timp v sunt comunicate deciziile primarului? a. imediat b. o zi c. dou zile d. 3-5 zile e. o sptmn 8. Sunteti capabil/ s luati deciziile necesare pentru a v desfsura munca n mod eficient? Dac nu, explicati de ce? Da Nu 9. Sunteti consultat/ de ctre superiorul direct n luarea unor decizii? Eficient Moderat Partial Deloc

86

Da Nu 10. Dac rspunsul este afirmativ, care a fost cea mai recent decizei pentru care vi s-a cerut prerea? 11. Se accept ca subordonatii s ofere sugestii superiorului direct n departamentul dvs? Da Nu 12. Dac rspunsul este afirmativ, care este cea mai recent sugestie sugerat de dvs sau de un coleg pe care superiorul direct a luat-o n calcul? 13. Ct de des folositi urmtoarele modalitti de a comunica informatii ntre departamente? zilnic ntliniri cu toti angajatii ntlniri interdepartamentale Mailul personal Mailul de serviciu ntlniri formale ntlniri informale Materiale print (scrisori, buletine informative) Telefon Fax Altele: 14. Ct de frecvent gsiti ntelegere si ajutor n activitatea dvs. de la alte departamente? 1. foarte frecvent 2. niciodat 3. uneori 4. cteodat 5. adesea sptmnal lunar rar niciodat

87

6. ntotdeauna Care este departamentul cu care comunicati cel mai des n interes de serviciu? Departamentul ______________________ 16. V ntlniti cu colegii din acelasi departament n afara orelor de serviciu? 1. niciodat 2. uneori 3. cteodat 4. adesea 5. ntotdeauna 17. V ntlniti cu colegii din alte departamente n afara orelor de serviciu? 1. niciodat 2. uneori 3. cteodat 4. adesea 5. ntotdeauna Numiti departamentul ____________________________

Date de identificare Sex : 1. Brbat ; 2. Femeie Vrsta : Studii: 1) liceale, 2) universitare Departamentul..............

88