Sunteți pe pagina 1din 78

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE A REPUBLICII MOLDOVA

Catedra MANAGEMENT

Managementul Aprovizionarii si
vanzarilor
Curs de prelegeri

Conf.Univ., dr. Galanton Natalia


Continutul cursului
Tema 1. Importanţa şi evoluţia Achiziţiei şi Aprovizionării
1.1. Conceptul de aprovizionare materială
1.2. Importanţa şi evoluţia Achiziţiei şi Aprovizionării
1.3. Principalul obiectiv al activităţilor de aprovizionare
1.4. Activităţi specifice serviciului de aprovizionare
TEMA 2. Esența managementului aprovizionării
2.1. Definirea și elementele managementului aprovizionării
2.2. Etapele procesului de aprovizionare
2.3. Sarcinile managementului aprovizionării
2.4. Formele de aprovizionare
Tema 3. Principalele variabile ale achizițiilor
3.1. Calitatea
3.2.Cantitatea
3.3. Timpul
3.4. Prețul
Continutul cursului
Tema 4. Luarea deciziilor privind sursele de aprovizionare
4.1.Criteriile de clasificare ale furnizorilor.
4.2.Sursele de informații utilizate pentru identificarea potențialilor furnizori.
4.3.Alegerea furnizorilor. Criteriile de selectare ale acestora.
4.4.Decizia: unul sau mai mulți furnizori. Avantaje și dezavantaje.
4.5.Aprovizionarea de la producător sau distribuitor? Avantaje și dezavantaje.
4.6.Evaluarea furnizorilor.

Tema 5. Negocierile în domeniul aprovizionării


5.1.Definiția negocierilor. Calitățile unui bun negociator.
5.2.Etapele procesului de negociere.
5.3.Strategii, tactici și tehnici de negociere.
Continutul cursului
Tema 6. Luarea deciziilor: „a fabrica sau a cumpăra”, „a cumpăra sau a
subcontracta”
6.1.Luarea deciziilor la nivelul operațional. Intermediar și strategic.
6.2.Criteriile pentru luarea deciziilor de a fabrica.
6.3.Deciziile de luarea deciziilor de a cumpăra.
6.4.A cumpăra sau a presta – subcontractarea serviciilor.

Tema 7. Organizarea aprovizionării


7.1.Sisteme de organizare a compartimentelor de aprovizionare
7.2.Stabilirea locului compartimentului de aprovizionare în cadrul întreprinderii
7.3.Structura de personal specifică compartimentului de aprovizionare
7.4.Relaţiile compartimentului de aprovizionare
Continutul cursului
Tema 8. Managementul vânzărilor (desfacerii)
8.1.Concept, obiective, activităţi specifice
8.2.Caracteristici generale ale vânzărilor de produse
8.3.Vânzările complexe, rolul serviciilor aferente desfacerii produselor

Tema 9. Organizarea și planificarea în managementul vânzărilor


9.1.Sisteme de organizare structurală a compartimentelor de vânzare
9.2.Relaţiile interne şi externe ale unităţii economice pe linie de desfacere
9.3.Esenţa planificării vânzărilor
Literatura recomandată:
1. Peter Baily, David Farmer, „Principiile şi managementul achiziţiilor” Editura ARC,
ediţia a 8-a,

2. Albert J.Gasser, „Un creator de profit: Aprovizionarea”, publicată de Asociaţia


Romana de Aprovizionare, Bucureşti, 1997,

3. Negru Ion, „Managementul aprovizionării şi vânzărilor (desfacerii)”, Editura


ASEM, 2009.

4. Galanton N., ”Bazele achizitiilor”, Note de curs, Editura ASEM, 2017.

5. Galanton N., “Culegere de teste la disciplina Bazele achiziţiilor », ASEM, 2017.

6. A. Cotelnic, „Sisteme de Planificare în Afaceri”, Editura ASEM, 2009.


Tema 1.
Aprovizionarea materială - componentă a funcţiunii
comerciale a întreprinderi

Continutul:
1.1. Conceptul de aprovizionare materială
1.2. Importanţa şi evoluţia Achiziţiei şi
Aprovizionării
1.3. Principalul obiectiv al activităţilor de aprovizionare
1.4. Activităţi specifice serviciului de aprovizionare
1.1. Conceptul de aprovizionare materiala

Flux intrari Operator Flux iesiri


Materii prime Stoc materii prime Produse finite
Materiale
Producţie
Combustibili Servicii
Enerigie Stoc produse
Informatii finite Informaţii
APROVIZIONAREA
(cu resursele de materiale si de energie necesare)
reprezintă un proces economic complex prin care se realizează

• stabilirea nevoilor materiale ale producţiei,


• organizarea circulaţiei și utilizarea judicioasă și completă a resurselor materiale,
• reducerea continuă a consumurilor de materii prime, materiale, combustibili și
energie,
• folosirea intensivă a capacităţilor de producţie,
• atragerea în circuitul economic și în consumul producţiei de noi resurse materiale,
• creşterea vitezei de rotaţie a mijloacelor circulante

și pe aceste căi, sporirea eficienței activităţii fiecărei entităţi economice, prin


creşterea tot mai susţinută a profitului acesteia.
Notiunea de achizitii
Achiziţionarea
reprezintă un angajament financiar, de cumpărare a unor resurse
materiale sau produse, fiind o tranzacţie monetara efectiva.

Achizitia
este procurarea unui bun sau serviciu contra unei monete.
Notiunea de alimentare

Este acţiunea de finalizare a procesului de aprovizionare, prin trecerea


în consum a resurselor materiale aduse de la furnizori.

Se desfăşoară, numai în interiorul unităţii economice prin trecerea


materiilor prime din depozite la punctele de prelucrare-consum în
concordanţă cu programele elaborate în prealabil.
LOGISTICA
înseamnă „sa ai obiectul potrivit, la locul potrivit, in momentul
potrivit”, procesul care asigura un flux coerent si neîntrerupt al
produselor si serviciilor de la furnizorii organizaţiei, ţinând cont de
procesele din interiorul organizaţiei, pana la clienţii finali.

Procesul de logistica se ocupa de operaţiuni și resurse din domeniile:


- aprovizionare; - achiziţii; - stocuri; - depozite; - transport; - servicii
clienţi; etc.

Noţiunea de logistică cuprinde toţi paşii unui proces de fabricaţie.


O definiţie posibilă a noţiunii de logistică este aplicarea celor 6 P:

1P bunurilor potrivite, CE?


2P cantitatea potrivită CÂT?
3P la timpul potrivit, CÂND?
4P de calitate potrivită, CE FEL DE?
5P la costurile potrivite, CÂT
6P la locul potrivit. UNDE?

7P informaţiile potrivite
1.2. Importanţa şi evoluţia Achiziţiei şi Aprovizionării

Etapele dezvoltării Achiziţiilor şi Aprovizionării


Perioada Caracteristica etapei

Evul mediu Proprietarul efectuează toate funcţiile importante la întreprindere, inclusiv cea de achizitor

Începutul sec. 19 Se dezvoltă întreprinderile, are loc specializarea, divizarea servicii secundare (neproductive) la
întreprinderi: contabilitatea, vânzările, achiziţiile, …

Mijlocul anilor 50, sec.20 Problema principală: a asigura întreprinderile cu necesarul la timp

Începând cu anii 60 În legătură cu creşterea preţurilor pe pieţele furnizorilor, chestiunea principală devine negocierea
pentru obţinerea unor preţuri cât mai bune.

Anii 70 a apărut ideea „ managementul materialelor”


Anii 80 „Managementul integrat al materialilor”- sarcini deosebite în faţa achiziţiilor, controlului stocurilor,
logisticii.
Anii 90 Aprovizionarea devine o activitate bine privită, recunoaşterea funcţiei de achiziţii, are loc influenţa
preţurilor joase.
Influenţele care au determinat evoluţia achiziţiilor

Progresul tehnologic (s-a dezvoltat producerea specializată,


brevete, proprietatea intelectuală, etc.)
Resursele limitate (achiziţiile contribuie la utilizarea planificată şi
responsabilă a resurselor, fie din motive economice sau din sentimentul de
responsabilitate).
Politicele guvernamentale şi cele ale Comunităţii
Europene (există mai puţină libertate în ce priveşte elaborarea
politicilor si practicilor legate de achiziţii şi aprovizionare; exemplu:
achizițiile publice, importul, etc.)
Proporţia crescândă a cheltuielilor externe
(întreprinderile cheltuiesc o parte mai mare din veniturile sale pe plan
extern (materie primă) decât pe plan intern (salarii, cheltuieli de regie,etc.).
Conştientizarea problemelor de mediu (Includerea
în caietele de sarcini a unor materii prime reînnoibile, eforturile mai mari
pentru folosirea de ambalaje restituibile, etc.).
Recunoaşterea funcţiei de achiziţii și aprovizionare în cifre

La Vânzări: 1 mil. euro


10% profit = 100.000 euro

La achiziţii de 500.000 euro,


o economie de 5% 25.000 euro
De unde rezultă un profit total de 125.000 euro

În caz contrar, dacă rata profitului ar rămâne de 10%, dar fără a se obţine
economiile de cheltuieli materiale, ar fi necesar sa se mărească cifra de
afaceri cu 250 000 euro (25%)
1.3. Principalul obiectiv al activităţilor de aprovizionare

se concretizează în asigurarea completă şi complexă a firmei cu


resurse materiale şi echipamente tehnice corespunzătoare calitativ, la
locul şi termenele solicitate cu un cost minim.
Si anume:
 A aproviziona organizaţia cu un flux constant de materiale şi servicii necesare pentru a face faţă
nevoilor acesteia;

 A asigura continuitatea aprovizionării prin întreţinerea unor relaţii eficace cu sursele de aprovizionare
existente şi prin dezvoltarea de relaţii cu alte surse;

 A cumpăra cu eficienţă şi economie, obţinând, prin mijloace etice, (la) cel mai bun raport calitate-preţ;

 A gestiona stocurile astfel încât să se ofere cel mai înalt nivel de deservire posibil utilizatorilor, la cel
mai scăzut nivel al costurilor,

 A întreţine relaţii bune de colaborare cu celelalte departamente, oferind informaţii pe măsura


necesităţii, în scopul de a asigura funcţionarea eficace a organizaţiei în ansamblu;

 A perfecţiona personalul, politicele, procedurile şi organizarea astfel încât să se asigure realizarea


obiectivelor;
1.4. Activităţi specifice serviciului de aprovizionare
Pentru atingerea obiectivelor activităţii de aprovizionare, se iniţiază şi se desfăşoară mai multe activităţi
specifice:
 A identifica şi stabili volumul şi structura necesarului pentru desfăşurarea
activităţii întreprinderii în conformitate cu parametrii planificaţi;

 A selecta cei mai buni furnizori de pe piaţă;

 A contribui la obţinerea unei proiectări eficace a noilor produse;

 A menţine un echilibru corect între calitate şi valoare;

 A urmări, controla utilizarea resurselor materiale pe destinaţii de consum;

 A monitoriza tendinţele de pe piaţa de aprovizionare;

 A negocia de manieră eficace cu furnizorii , in scopul unor avantaje


reciproce.
ACHIZIŢIILE REACTIVE/PROACTIVE
Evoluția rolului funcției de achiziții: achizițiile reactive și proactive

Achiziţii reactive Achiziții proactive

Funcţia achiziţiilor este un centru de costuri Funcţia achiziţiilor poate crea valoarea adăugată

Funcţia achiziţiilor primeşte parametrii tehnici deja Funcţia achiziţiilor (şi furnizorii) contribuie la definirea
definiţi (caietele de sarcini) parametrilor tehnici (a caietelor de sarcini)

Funcţia achiziţiilor respinge materialele defectuoase Funcţia achiziţiilor evită recepţia de materiale defectuoase

Funcţia achiziţiilor este subordonată finanţelor sau Funcţia achiziţiilor este una din principalele funcţii manageriale
producţiei

Achizitorii reacţionează la condiţiile pieţei Funcţia achiziţiilor contribuie la crearea pieţelor

Problemele ţin de răspunderea furnizorului Problemele ţin de o răspundere comună

Preţul este variabila - cheie Costul total şi valoarea sunt variabila - cheie
Achiziții reactive Achiziții proactive

Accentul se pune pe prezent Accentul este de natură strategică

Sistemele sunt independente de furnizori Sistemele pot fi integrate cu cele ale furnizorilor

Utilizatorii sau proiectanţii specifică parametrii tehnici Achizitorii şi furnizorii contribuie la specificarea parametrilor tehnici
(caietele de sarcini) (caietele de sarcini)

Negocierile sunt de tipul „unii pierd – ceilalţi cîştigă” Negocierile sunt de tipul „ ambele părţi câştigă”

Furnizori în număr mare - securitate Furnizori în număr mare – oportunităţi pierdute

Stocuri în cantităţi mari - securitate Stocuri în cantităţi mari - risipă

Informaţia înseamnă putere Informaţia are valoare dacă este împărtăşită


managementului
aprovizionării

1. Definirea și elementele managementului aprovizionării

2. Etapele procesului de aprovizionare

3. Sarcinile managementului aprovizionării

4. Formele de aprovizionare
1. Definirea și elementele managementului
aprovizionării
Managementul aprovizionării
reprezintă activitatea prin care se asigură elementele materiale şi
tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită
realizarea obiectivelor generale ale întreprinderii, în condiţiile unor
costuri minime şi ale unui profit cât mai mare.
2. Etapele procesului de aprovizionare sunt următoarele:

1. Din punct de vedere al fluxului de informaţii primul pas este determinarea necesarului
de materiale și servicii ce trebuie achiziţionate pentru o anumita perioadă de timp.

2. Se verifică dacă datele sunt complete și se selectează potenţialele surse de


aprovizionare: furnizori care există deja în sistem datorită comenzilor mai vechi sau
înţelegerilor făcute pe termen mai lung (ex. contracte), furnizori noi care vor fi
înregistraţi în sistem.

3. Se trimit cereri de oferte către furnizorii selectaţi.

4. Analizarea ofertelor primite de la furnizori, simulare scenarii de preţ care să permită


compararea diferitelor oferte. Se selectează cea mai potrivita ofertă pentru
materialele și serviciile cerute în funcţie de preţ, termeni de livrare, costuri de livrare
etc.
5. Se creează comanda de aprovizionare care să conţină date
referitor la nomenclatura materiale/ servicii, cantitate, data
de livrare;

6. Recepţia bunurilor - este operaţia prin care se înregistrează


marfa pe stoc: valoric (cantitatea recepţionată înmulţită cu
preţul net de achiziţie din comandă) și cantitativ. Crearea
unei recepţii presupune: actualizarea stocurilor, crearea
documentelor contabile, disponibilitatea mărfii;

7. Înregistrarea facturii furnizorului este ultima operaţie a


fluxului logistic de achiziţie. La înregistrarea facturii se
verifica eventualele diferenţe intre factura, comanda si
recepţie. Plata aparţine de departamentul financiar.
Verificarea facturii și înregistrarea acesteia generează
înregistrări contabile. Se creează astfel datoria către
furnizor.
Lanţul de aprovizionare a întreprinderii

Oferte Analiza Alegerea Acceptarea Negocieri


Furnizori Unitatea ofertelor furnizorilor ofertelor Încheiere
economică a
contracte
lor

Lansarea în Recepţia şi
producţie Testarea stocarea Organizarea Achiziţionare
mărfii mărfii transportului (procurare)
3. Sarcinile managementului aprovizionării
a. În domeniul planificării aprovizionării:

• Determinarea şi stabilirea volumului şi structurii resurselor necesare


întreprinderii pentru desfăşurarea normală a procesului de producţie.
Această sarcină se poate îndeplini prin studierea şi culegerea informaţiilor
cu privire la necesităţile de consum a unităţii economice în cantităţile şi
calitatea corespunzătoare.

• Fundamentarea programelor de aprovizionare a întreprinderii pe baza


programelor de producţie, normelor de consum, structura şi nivelul
stocurilor existente în cadrul acesteia.

• Dimensionarea consumurilor specifice de resurse în baza documentaţiei


tehnico-economice. Îndeplinind această sarcină întreprinderea îşi asigură
un consum raţional de resurse de toate tipurile şi deci cu costuri de
producţie mai reduse.

• Evaluarea stocurilor existenta la întreprindere şi determinarea loturilor de


resurse necesare de comandat.
b. În domeniul organizării și conlucrării cu furnizorii:
• Identificarea surselor reale şi potenţiale de furnizare a materiilor prime,
resurselor materiale, energetice, combustibil, echipament tehnic,
semifabricate, etc. necesare procesului de producţie.

• Alegerea materiilor prime, semifabricatelor, resurselor materiale şi


echipamentelor tehnice necesare procesului de producţie care au cele mai
bune caracteristici şi la un preţ convenabil.

• Alegerea furnizorilor care oferă cele mai avantajoase condiţii de livrare,


calitate înaltă a resurselor de toate tipurile, transportare, preţ, canale de
distribuţie, ş. a.

• Elaborarea strategiilor de aprovizionare cu resurse şi echipamente


necesare întreprinderii. Aceasta se realizează prin studiul furnizorilor de pe
piaţa internă şi externă.
• Testarea credibilităţii furnizorilor selectaţi în scopul evidenţierii
garanţiilor de care se bucură, seriozităţii în afaceri, responsabilităţii
în respectarea obligaţiilor asumate şi a solvabilităţii.

• Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii în ceea ce priveşte


condiţiile de livrare, relaţiile de vânzarea-cumpărare, încheierea
contractelor comerciale.

• Urmărirea şi controlul îndeplinirii contractelor de aprovizionare pe


tipuri de resurse şi pe furnizori.

• Analiza periodică a stadiului asigurării bazei materiale şi tehnice, a


realizării programelor operative şi a planurilor de aprovizionare, a
contractelor economice pe total şi distinct pe furnizorii principali la
resursele vitale, de importanţă strategică, etc.
c. În domeniul livrării, depozitării şi gestiunii stocurilor
materiale:
• Asigurarea condiţiilor normale de recepţie a materiilor prime,
materialelor, semifabricatelor, pieselor de schimb,
echipamentului tehnic, combustibil, etc. Pentru aceasta
întreprinderea trebuie să dispună de spaţii speciale de
recepţie; să formeze comisii de specialişti pentru recepţia
resurselor şi să asigure controlul calităţii a acestor mărfuri.

• Organizarea eficientă a depozitării resurselor recepţionate.


Această sarcină se realizează prin efectuarea evidenţei
intrărilor de resurse, asigurarea cu spaţii pentru depozite,
aranjarea resurselor în depozite sau magazii, etc.

• Organizarea circulaţiei raţionale a resurselor materiale în


cadrul unităţii economice (secţii, sectoare, ateliere) în baza
programului de producţie planificat.
d. Consumul de resurse:

• Asigurarea controlului evoluţiei stocurilor efective din cadrul


întreprinderii. Această sarcină se poate realiza prin evitarea
suprastocărilor sau lipsa resurselor în stocuri.

• Supravegherea folosirii materiilor prime, materialelor, pieselor,


subansamblelor, utilajului, energiei, combustibilului conform
destinaţiilor de consum. Obiectivul în acest caz este de a preveni
supraconsumurile sau risipa de resurse, nerespectarea procesului
tehnologic sau folosirea iraţională a resurselor disponibile.
e. Activităţi auxiliare:

• Implementarea unui sistem informatic şi crearea bazelor de date pentru


gestionarea informaţiei referitor la evidenţa resurselor materiale din cadrul
întreprinderii.

• Selectarea şi angajarea specialiştilor calificaţi în domeniul aprovizionării;


perfecţionarea sau recalificarea lor conform cerinţelor şi după anumite
programe de instruire.

• Conlucrarea cu organizaţiile naţionale şi internaţionale în domeniul


aprovizionării. În Republica Moldova astfel de organizaţie este Asociaţia
Moldovenească de Aprovizionare (A.M.A.).
4. Formele de aprovizionare

Aprovizionarea directă de la furnizor (producător) presupune că în mod


direct se negociază şi se formalizează relaţiile de parteneriat, se
efectuează plăţile, respectiv are loc transferul resurselor materiale de
la producător la consumator .
Aprovizionarea direct de la furnizor

Contractare

Furnizor Unitatea
(producător) Livrare economică
(consumator)

Plată
Avantajele pe care le oferă această formă de
aprovizionare:
• cunoaşterea de către furnizor a nevoilor întreprinderii consumatoare, şi
respectiv a posibilităţilor de producere a furnizorului de catre achizitor;

• posibilitatea unei adaptări mai bune a ofertei la cerinţele


consumatorului, mai ales în ceea ce priveşte caracteristicile produselor;

• posibilitatea de a valorifica anumite oportunităţi, oferite de către


furnizor în cazul când consumatorul îndeplineşte cerinţele impuse de
către acesta;

• posibilitatea îmbunătăţirii relaţiilor furnizor-consumator prin


contractele directe care au loc;

• posibilitatea evitării unor riscuri şi sporirea încrederii în furnizori din


partea consumatorilor.
Forma de aprovizionare indirectă
- conlucrarea cu intermediarii de pe piaţa .
Având în vedere, că prin cantităţile mari comandate de către
intermediari se pot obţine anumite oportunităţi din partea
producătorilor, de multe ori se obţin resursele la un cost de
aprovizionare mai redus decât în cazul aprovizionării directe. Astfel
pot fi obţinute reduceri (rabaturi) de preţ, reduceri de plată
(escompt), reducerea cheltuielilor de transport-asigurarea pe unitate
de produs, etc.
Aprovizionarea indirectă

Producător
Producat Intermediar Consumator
or
Principalele avantaje pe care le oferă forma de
aprovizionare indirectă:
• creşterea gradului de disponibilitate a resurselor, prin posibilitatea de
amplasare a intermediarului în apropierea consumatorului;
• preluarea efectuării unor operaţii de pregătire a resurselor în vederea
utilizării de către intermediar şi care în general necesită tehnologii mai
puţin performante, mai ales, în condiţiile unor serii de fabricaţie
reduse, şi pe această bază obţinerea unor costuri la nivelul produsului
finit – la consumator – mai reduse;
• minimizarea stocurilor de producţie prin creşterea gradului de
siguranţă a aprovizionărilor, prin reducerea timpurilor economici de
stocare sau prin preluarea unor funcţii ale stocului de către
intermediar;
• prin nivelul cantităţilor cumpărate de la producător de către
intermediar se asigură pentru aceasta anumite oportunităţi: creşterea
loturilor de fabricaţie şi, deci, reducerea costurilor, reducerea riscului
desfacerii producţiei, posibilitatea folosirii tehnologiilor avansate prin
care să se asigure o calitate ridicată şi randamente superioare etc., şi,
deci, producătorul va fi dispus să ofere, la rândul lui, anumite avantaje
cum ar fi reducerile de preţ, priorităţi în aprovizionare, etc. – avantaje
care pot fi transferate şi consumatorului chiar în condiţiile perceperii
comisionului de către intermediar.
- prin nivelul cantităţilor cumpărate de la producător de către
intermediar se asigură pentru aceasta anumite oportunităţi:
• reducerea costurilor,
• reducerea riscului desfacerii producţiei,
• posibilitatea folosirii tehnologiilor avansate prin care să se
asigure o calitate ridicată şi randamente superioare etc.,
şi, deci, producătorul va fi dispus să ofere, la rândul lui, anumite
avantaje cum ar fi reducerile de preţ, priorităţi în aprovizionare,
etc. – avantaje care pot fi transferate şi consumatorului chiar în
condiţiile perceperii comisionului de către intermediar.
Tema 3. Principalele variabile ale achizițiilor:
1. Calitatea

2. Cantitatea

3. Timpul

4. Prețul
1. Calitatea
„Calitatea o defineşte clientul”.

Calitatea: „întregul set de trăsături şi caracteristici ale unui produs sau


serviciu, care sunt relevante pentru satisfacerea anumitor cerinţe”.

Deci „calitatea” este „gradul de conformitate cu scopul”.


Calitatea de performanță și calitatea de
conformitate
1. Calitatea de performanţă (rezultate) - specialistul din achiziţii specifică
materialul potrivit pentru comandă şi comunică cerinţa furnizorului într-un mod
clar.

2. Calitatea de conformitate - furnizorul este obligat să livreze materialul în


conformitate cu parametrii specificaţi. Acest lucru este verificat de inspecţie.

Atunci când este vorba de inspecţie, atenţia se poate îndrepta spre atribute sau
variabile.

Atributele sunt relativ uşor de verificat: ele sunt fie prezente , fie absente.
O variabilă este ceva ce trebuie evaluat sau măsurat: dimensiunile unei piese,
masa unui pachet de materiale, sau nuanţa culorii.

Activităţile de inspecţie pot fi clasificate ca procese de control al calităţii, care


presupun monitorizarea în scopul de a se asigura că defectele sunt depistate.
Asigurarea calităţii poate fi deosebită de control prin aceia că ea
include toate activităţile legate de atingerea unui nivel de
calitate, prin care:

• Proiectarea produselor, inclusiv probarea şi testarea lor.


• Specificarea parametrilor tehnici, care trebuie să fie clari şi fără
ambiguităţi.
• Evaluarea furnizorilor, pentru a se asigura că ei pot oferi ceea
ce li se cere.
• Motivarea tuturor celor implicaţi.
• Educarea şi instruirea personalului responsabil de
aprovizionare.
• Inspecţia şi testarea produselor.
• Colectarea informaţiilor privind rezultatele, pentru a se asigura
eficacitatea tuturor măsurilor.
Calitatea totală
Filozofia „calităţii totale” aprofundează
preocuparea de asigurare a calității şi se bazează pe
implicarea activă a tuturor celor vizaţi.
Calitatea totală în lanţul de aprovizionare înseamnă că
furnizorii, clienţii și personalul întreprinderii sunt
implicaţi în determinarea calităţii. Metoda inspectării şi
evaluării furnizorilor este înlocuită printr-un efort de
grup vizând eliminarea articolelor defectuoase,
accentul punându-se pe preîntâmpinare şi nu pe
depistare şi corectare.
Ideile-cheie asociate cu managementul calităţii
totale ca politică de întreprindere sunt: „lucrul în
echipă”, „implicare” şi „proces”.
Parametrii tehnici (caietele de sarcini)
• Parametrii de performanţă (sau de rezultate) -
se comunică o descriere clară a scopului, funcţiei,
aplicării şi performanţei aşteptate de la materialul sau
serviciul furnizat, iar furnizorul este liber sau încurajat să
ofere un produs adaptat. Parametrii tehnici detaliaţi stau
la discreţia furnizorului.
Aceşti parametri sunt mai avantajoşi (atunci când pot
fi aplicaţi) deoarece permit o concurenţă mai largă şi lasă
furnizorilor libertatea de a sugera modalităţi noi sau
îmbunătăţite de a satisface cerinţele fixate. Sunt
întâlnite cazuri când la achiziţionarea unor anumite
servicii , nu este posibilă prescrierea unor parametri de
conformitate din cauza ca prestatorul de servicii este
singurul care cunoaşte cum se execută munca solicitată.
• Parametrii de conformitate – organizaţia cumpărătoare
defineşte clar parametri pentru produs, nu pentru
aplicarea lui. Parametri de acest tip sunt necesari în
cazurile când, de exemplu, trebuie să se cumpere articole
care urmează să fie încorporate într-un ansamblu, sau
când trebuie să se achiziţioneze un anumit produs chimic
pentru un proces de producţie.
Cu toate acestea, definirea unor parametri de
conformitate eficace este uneori destul de dificilă şi sunt
situaţii când furnizorul livrează materiale conforme
parametrilor aşa cum le-a înţeles el.
Parametrii de conformitate au forme foarte variate şi pot
fi definiţi de diverse departamente.
Evaluarea furnizorilor
Există cinci metode care pot fi utilizate pentru a evalua
capacitatea furnizorului de asigurare calitativă a
procesului achiziţiilor, metode care sunt bazate pe:
performanţele anterioare;
reputaţie;
vizită şi evaluare;
certificare de către o terţă parte;
evaluarea mostrelor de produse.
În cazul recepţiei de bunuri defectuoase se poate recurge la mai multe măsuri
alternative. Nu toate bunurile considerate inacceptabile sunt inacceptabile din
aceleaşi motive.

Cumpărătorul ar putea:

 refuza să accepte întregul lot;


 restitui lotul pentru ca acesta să fie înlocuit;
 restitui lotul, cerând o rambursare a sumei plătite;
 cădea de acord cu furnizorul ca acesta să facă o inspecţie în proporţii de 100% la
sediul cumpărătorului, pentru a separa articolele defectuoase de cele în stare bună;
 face o inspecţie de 100% folosind propriul său personal de inspecţie. După o
inspecţie a bunurilor în proporţie de 100%, există încă trei opţiuni:
a) restituirea articolelor defectuoase contra rambursare sau pentru a fi înlocuite;
b) corectarea sau reprelucrarea articolelor defectuoase;
c) folosirea articolelor defectuoase, dar acordându-le o atenţie mai mare sau numai
în aplicaţii speciale.
Problemele grave sau repetate legate de calitate impun o analiză
riguroasă a situaţiei şi poate chiar o vizită la întreprinderea
furnizorului pentru a identifica problema la faţa locului şi a o
discuta cu personalul responsabil de producţie şi de controlul
calităţii.

Printre aspectele care ar trebui verificate se numără:

• Parametrii tehnici sunt clari, expliciţi, fără inexactităţi ?


• Furnizorul a înţeles aceşti parametri?
• Parametrii definesc o calitate adecvată sau sunt prea exigenţi ?
• Am putea ajuta cu ceva în ceea ce priveşte controlul calităţii,
metodele de producţie sau instruirea personalului?
• Ar trebui să apelăm la un alt furnizor?
2. Cantitatea adecvată
Cantitatea adecvata de comandat nu coincide
întotdeauna cu cantitatea necesară pentru consum. O
asemenea coincidenţă perfectă ar apărea doar în cazul
unei achiziţii unice și izolate (ex: înlocuirea unei maşini-
unelte sau cumpărarea unei noi instalaţii de producţie),
dar majoritatea achiziţiilor primesc cereri de consum
curente şi repetitive, pentru care se foloseşte o întreagă
serie de politici de efectuare a comenzilor. Diferitele
politici conduc la diferite cantităţi comandate, deşi per
total acestea trebuie să reprezinte în cele din urmă
aceeaşi cantitate de necesar de consum pe termen
lung.
Achiziţiile făcute în baza cererilor curente de consum
sunt fie stocate, fie utilizate direct în exploatare sau în
producţie.
Una dintre componentele planificării si controlului
stocurilor și a planificării și controlului producţiei constă
în a calcula ce cantităţi sunt necesare și când sunt
necesare aceste cantităţi, astfel încât să se răspundă
cererilor interne legate de stocuri sau de producţie.
Activitatea de planificare şi control al
stocurilor

poate fi definită ca „totalitatea politicilor și procedurilor prin care se


determină şi se regulează sistematic ce articole sunt păstrate în stoc și
ce cantităţi din fiecare articol sunt stocate".

Pentru fiecare articol stocat, trebuie să se ia decizii cu privire la


cantitatea necesară în producţie, momentul în care ar trebui să se
comande stocurile suplimentare și cantitatea care ar trebui comandată.
Activitatea de planificare şi de control al producţiei

poate fi definită ca „totalitatea politicilor şi procedurilor prin care se


determină și se regulează sistematic programele de producţie și prin
care se stabilesc cantităţile de componente și materiale necesare
pentru susţinerea producţiei". Pentru fiecare articol solicitat trebuie să
se ia „decizii cu privire la cantitatea necesară, momentul în care ar
trebui comandată aceasta şi cantitatea care ar trebui comandată.

Cantităţile necesare pot fi divizate prin diferite modalităţi, iar cantitatea


comunicată departamentului de achiziţii ca „necesară" sau „cerută" în
producţie nu va fi obligatoriu aceeaşi cu cantitatea pe care
departamentul de achiziţii o va comanda de la furnizori.
Printre politicile de efectuare a comenzilor
folosite de funcţia de achiziţii se numără:
comenzile globale, care reunesc în scopuri contractuale mai multe
cereri de consum de dimensiuni mici;
comenzile de rezervare a unei capacităţi de producţie, prin care se
„rezervă" o parte din capacitatea furnizorilor de a fabrica diferite
componente; aceste comenzi sunt folosite în combinaţie cu
„comenzile de declanşare a fabricaţiei", prin care se specifică ulterior
ce componente urmează să fabrice furnizorul;
contractele periodice în care se specifică o cantitate totală estimată
pentru perioada de referinţă si preţul convenit; aceste contracte sunt
folosite în combinaţie cu „comenzile de declanşare a fabricaţiei", prin
care sespecifică data livrării și cantitatea;
contracte periodice în care se specifică o serie de date de livrare si de
cantităţi (de exemplu, „câte 1000 de bucăţi în cursul primei săptămâni
a fiecărei luni");
contractele cu livrare la vedere și contractele cu livrare la
termen, în combinaţii diferite;

sisteme „gata de cumpărare" şi un sistem similar, „comandă


până la", utilizate uneori de controlorii stocurilor din sectorul
comerţului cu amănuntul;

aşa-numitele metode „echilibrare unităţi-perioade",


comenzile „lot cu lot" și alte metode preferate de controlorii
stocurilor care lucrează în cadrul unor sisteme bazate pe
principiile planificării necesarului de materiale (PNM) sau ale
kanban-ulu (sistem de ajustare vizuală, sistem de
aprovizionare continuă de componente, piese şi accesorii,
astfel încât lucrătorii să aibă ceea ce au nevoie, în cazul în care
au nevoie de el, atunci când au nevoie de ea).

cantitatea de comandă economică (CCE).


3. Timpul
Asigurarea livrărilor la timpul potrivit reprezintă un obiectiv standard al
funcţiei achiziţiilor. Dacă bunurile și materialele ajung cu întârziere, s-ar
putea:
• pierde vânzări,
• clienţii nemulţumiţi ar putea invoca anumite clauze contractuale legate de
prejudicii,
• s-ar putea pierde clienţi, imagine etc.
• reduce din profitabilitatea întreprinderii ( în momentul când s-a plasat
comanda, mijloacele băneşti, de cele mai multe ori, sunt definitiv angajate,
astfel incapacitatea de a asigura aprovizionarea la timp ar putea încetini
ciclul prin care banii sunt transformaţi în produse, iar produsele vândute şi
transformate în bani, reducând astfel eficienţa sau profitabilitatea
întreprinderii).

Până nu demult se considera că Preţul este cel mai adesea factorul


dominant care influenţa decizia de achiziţie. Astăzi unii consideră că deşi
preţul continue să fie important, un determinant major în alegerea unui
furnizor sau unei mărci de produs este „costul timpului”, care reprezintă
costurile suplimentare pe care trebuie să le suporte un client în perioada în
care aşteaptă o livrare sau caută alternative.
Cauzele livrărilor întârziate pot fi următoarele:
• furnizorii promit în ofertele lor date de livrare pe care nu le pot
respecta, aceasta s-ar datora folosirii unor metode necinstite pentru
a obţine o comandă,

• oferta este făcută cinstit, dar se schimbă circumstanţele şi datele de


livrare trebuie reprogramate,

• firmele care nu reuşesc să facă livrările la timp ar putea fi pur și


simplu incompetente în ceea ce priveşte planificarea şi controlul
producţiei,

• adesea achizitorii înşişi sunt sursa problemelor de livrare, deoarece


ei elaborează grafice de livrări inexacte si le corectează în
permanenţa sau nu prevăd un timp suficient pentru livrare.
Pentru a obține livrări la timp este necesar:

• programarea în timp a cererilor de consum, care este făcută, de obicei,


de către departamentul de control al stocurilor sau departamentul de
planificare şi control al producţiei, în cazuri excepționale această funcție
poate să-i revină funcției de achiziții și aprovizionare.
• a se asigura că furnizorii sunt informaţi şi perfect conştienţi de faptul că
livrarea la timp este un element important pentru întreprinderea -
cumpărător. Uneori în comenzi se specifică datele limită. În aceste cazuri
este uşor de apreciat indicatorii de performanţă a livrărilor.
• a evalua performanţele furnizorilor în termen de livrare ( a determina
pentru fiecare furnizor și fiecare perioadă de evaluare proporţia livrărilor
care nu au respectat graficul prestabilit). În caz ne necesitate, de a schimba
furnizorul, sau poate materialul.
Reducerea măsurilor de accelerare a livrărilor
Necesitatea întreprinderii unor măsuri de accelerare a livrărilor ar putea fi
diminuată dacă se asigură că:

• Există o preocupare reciprocă a cumpărătorului şi a vânzătorului în acest sens;


• Există un flux reciproc de informaţi între cumpărător şi vânzător;
• Utilizatorii nu-şi reprogramează frecvent cererile de consum;
• Nu se întreprind măsuri de accelerare prea des şi nejustificat;
• Capacitatea de producţie și posibilităţile de livrare a furnizorilor corespund
realității;
• Caietele de sarcini sunt clare, bine înţelese de vânzători şi corespund po-
sibilităţilor tehnice ale vânzătorului;
• Caietele de sarcini nu sunt frecvent modificate;
• Livrările cerute sunt adecvat specificate (a evita formularea de genul „cât mai
repede posibil", „ urgent" ).
4. Preţul

Trei factori sunt luaţi în considerare în majoritatea


deciziilor legate de preţuri, astfel:

• Concurenţa si alte considerente legate de piaţă -


mecanismul prețurilor;
• Valoarea, aşa cum o percep clienţii;
• Costul de producţie.
Considerentele legate de piaţă (cererea şi oferta)

Politica preţurilor este afectată de „mecanismul preţurilor”,


adică de teoria cererii şi ofertei.
Aici intervine noţiunea de „preţ de echilibru”, care
înseamnă că în punctul de echilibru sau în punctul preţului
pieţei, exact cantitatea cerută este și oferită.

În majoritatea economiilor libere de piaţă, procesul


determinării unui preţ de echilibru contribuie la luarea
deciziilor privind bunurile care ar trebui produse şi cele care
nu ar trebui produse.
Cum obţin achizitorii un anumit nivel de preţuri?

• Se pune la dispoziţie o listă de preţuri,


• Preţurile sunt estimate şi comunicate la cerere, pe
baza unei liste de preţuri care nu este pusă la
dispoziţia clienţilor,
• La cerere, se fac estimări individuale de preţuri, pe
baza unor criterii special elaborate.

Preţurile finale din toate metode menţionate mai sus


pot fi supuse intr-o anumită măsură negocierii.
COSTUL TOTAL DE ACHIZIŢIE
Costul total de achiziţie prezintă mai mult decât
simplul preţ și este relevant pentru dezvoltarea rolului
extins al achiziţiilor în sensul managementului costului
total.

Costul total de achiziţie reprezintă totalul sumei efectiv


plătite pentru achiziţionarea unor bunuri şi servicii, în
care sunt incluse și aşa elemente ca: utilarea necesară,
impozite şi taxe, cheltuieli de transportare, cheltuieli
de stocare, reparare sau rectificare ş.a.
privind sursele de
aprovizionare
1. Criteriile de clasificare ale furnizorilor.

2. Sursele de informații utilizate pentru identificarea potențialilor


furnizori.

3. Alegerea furnizorilor. Criteriile de selectare ale acestora.

4. Decizia: unul sau mai mulți furnizori. Avantaje și dezavantaje.

5. Aprovizionarea de la producător sau distribuitor? Avantaje și


dezavantaje.

6. Evaluarea furnizorilor.
Cercetarea pieţei de aprovizionare
identifică toate sursele curente şi potenţiale care
formează o piaţă de aprovizionare, investighează
capacităţile acestora, examinează tendinţele de pe
piaţă şi perspectivele de aprovizionare pe termen lung.

Furnizorii
reprezintă acei agenţi economici sau persoane fizice
care livrează nemijlocit marfa procurată (intermediar,
firmă de comerţ) sau produsă (producător)
utilizatorului.
Furnizorii pot fi clasificaţi după mai multe criterii:
1. După principiul geografic:
• furnizori interni;
• furnizori externi.

2. În funcţie de genul mărfurilor livrate:


• furnizori de materie primă;
• furnizori de utilaj şi echipamente;
• furnizori de componente şi materiale auxiliare;
• furnizori de resurse energetice şi termice;
• furnizori de servicii; etc.

3. În funcţie de faptul dacă produsele sunt sau nu supuse unor taxe speciale:
• furnizori de mărfuri supuse taxelor speciale (taxe vamale, accize, etc.);
• furnizori de mărfuri nesupuse taxelor speciale.
4. Aplicând analiza ABC se deosebesc:

Segment Furnizori (%) Valoare (%)

A 10 85

B 30 10

C 60 5

TOTAL 100 100


Pentru identificarea furnizorilor se folosesc mai multe surse
informaţionale:
Bazele de date interne ale întreprinderii:
• rapoarte de la participarea la târguri;
• rapoarte asupra vizitelor la furnizori;
• fişele furnizorilor sau a foştilor furnizori;
• cataloage, etc.

Bazele de date externe:


• Anuarele (voluminoase şi greu de folosit, reînnoire anuală);
• Dischetele informatice (uşor se clasifică şi se transportă, prin abonament se
reactualizează de către firma care le comercializează);
• Camerele de comerţ;
• Asociaţiile în domeniul aprovizionării;
• Târgurile sau expoziţiile specializate;
• Agenţiile de informaţii specializate;
• Licitaţiile publice;
• Chestionarea remisă furnizorilor;
• Mediile de informare (au caracter public general);
După ce au fost studiate şi analizate sursele informaţionale, are
loc etapa de alegere a furnizorilor, ţinându-se cont de mai multe
criterii:

1. Localizarea furnizorului

Furnizorii aflaţi mai aproape de întreprinderea achizitoare are


următoarele avantaje:

• livrări în termen mai scurt;


• cheltuieli de transport mai mici;
• ar putea mai uşor coordona problemele legate de
aprovizionare;
• poate beneficia de servicii mai convenabile;
• dorinţa de a sprijini comunitatea locală (beneficii economice şi
politice locale).
2. Capacitatea de livrare sau de producţie a furnizorului.
Achizitorul trebuie să se încredinţeze că furnizorul este
capabil sa livreze cantităţile necesare și să posede capacități
suplimentare pentru o eventuală creştere a necesarului de
aprovizionare.

3. Relaţiile de muncă în colectivul furnizorului.


Instabilitatea sau fenomenele negative, cum ar fi grevele,
pot influenţa negativ posibilitatea de livrare a produselor
necesare.

4. Garanţiile furnizorului.
Furnizorul trebuie să garanteze calitatea produselor oferite,
livrarea în termenele stabilite în contractele de
aprovizionare, cantităţile specificate şi locul solicitat.
5. Situaţia financiară a furnizorului.
Este necesar pentru a stabili relaţii durabile cu furnizorul, în
cazul problemelor financiare ar putea chiar avea probleme cu
livrarea în curs de executare.

6. Reputaţia generală a furnizorului


este influenţată de reuşita activităţii desfăşurate anterior, de
posibilităţile şi calitatea anterioară.

7. Încrederea.
Întreprinderea ce achiziţionează materiale trebuie să evalueze
capacitatea furnizorului de a livra cantităţile cerute, calitatea
corespunzătoare la momentul potrivit şi în locul potrivit.
8. Numărul de furnizori

Cazul în care cumpărătorul atribuie deliberat toate achiziţiile sale


de un anumit tip unui singur furnizor este aşa numita metodă a
„sursei unice”. Luarea unei astfel de decizii nu este întotdeauna
potrivită.

Trebuie să se ia în consideraţie numeroşi factori. În unele cazuri


nu este nici o altă opţiune, din cauza brevetelor sau a unui
monopol tehnic sau economic. În alte cazuri, exista puţine
alternative reale, deoarece cantitatea achiziţionată este prea
mică pentru a merita efortul de a fi divizată, sau deoarece un
furnizor este cel mai bun şi nu are rivali adevăraţi.

În cazul când există posibilitatea de a face alegere, pot fi găsite


argumente în favoare ambelor variante: unul sau mai mulţi
furnizori.
Avantajele mai multor furnizori sunt:
 Se evită plasarea furnizorului în poziţie de monopol,

 Se fructifică avantajele, posibilităţile generale de concurenţă,

 Se previn efectele unor instabilităţi interne sau internaţionale ale unor conflicte
de muncă (grevele),

 Sporesc posibilităţile de îmbogăţire a sortimentului,

 Se reduc riscurile, creşte siguranţă în cazul în care incendii, inundaţii, defectări


ale instalaţiilor sau gravele întrerup livrările din prima sursă.

 Se câştigă în independenţa afacerii.


Avantajele unui singur furnizor:

se pot obţine reduceri de preţ la cumpărare datorită fidelităţii şi


colaborării reciproce, datorită volumului mare,

permite economii de cheltuieli de transport,

programarea în timp este mai simplă, ar putea fi disponibilă


cumpărarea fără constituire de stocuri pe lângă furnizor,

se simplifică ritmicitatea cumpărărilor


Considerentele care trebuie evaluate în cazul unui sau
mai multor furnizori:
efectul asupra preţului,

efectul asuprea siguranţei aprovizionării,

efectul asupra motivării furnizorului,

efectul asupra structurii pieţei ( dacă poate duce la


monopolizare)
Distribuitorul este un intermediar care, de regulă, asamblează,
stochează şi vinde un larg sortiment de mărfuri către utilizatori.

Avantajele distribuitorului față de producător:

disponibilitatea imediată este principalul argument


comercial în favoarea distribuitorului,

amplasaţi deseori în apropierea clientului sau prin sisteme


receptive (cataloage) ei au o „receptivitate” sau capacitate
de reacţie sporită ceia ce este un factor concurenţial cheie
pentru majoritatea distribuitorilor,

în multe cazuri distribuitorii oferă servicii suplimentare,


cum ar fi finisarea pieselor, ambalarea, etc.
creşterea costurilor de transport i-a determinat pe mulţi
producători sa-şi reevalueze sistemele de distribuţie fizică
şi să constate că ar fi mai favorabilă o utilizare pe scară
largă a distribuitorilor,

creşte gradul de perfecţionare a achiziţiilor la nivelul


utilizatorilor finali, care adoptă sisteme eficiente de
efectuare a comenzilor de rutină pentru cele 80% din
achiziţiile lor care nu constituie decât 20% din buget.

oferă avantaje de a menţine stocuri de consumabile,


instrumente mărunte, etc. Aceşti distribuitori garantează
disponibilitatea stocurilor necesare pentru a satisface
cerinţele diferitor cumpărători şi le permite astfel
acestora să scape de necesitatea de a stoca aceste articole
la propriile sedii (distribuitori „stocatori”).
Evaluarea furnizorilor
Din momentul stabilirii relaţiilor cu furnizorii, ei trebuie
evaluaţi periodic, pentru a determina dacă relaţia de colaborare merită
de a fi continuată. În evaluare pot fi folosiţi următorii indicatori:
livrarea la timp, numărul de întârzieri, defectele de calitate,
procentele de comenzi expediate sau neexpediate, serviciile tehnice,
situaţia financiară, costul livrării, etc.
Evaluarea furnizorilor se realizează prin elaborarea unei scale
pentru fiecare furnizor în funcţie de variantele de aprovizionare.

Etapele:
• Determinarea criteriilor de selectare a furnizorilor.
• Atribuirea de ponderi fiecărui criteriu, pentru a reflecta importanta
lui relativă.
• Elaborarea unei scale gradate pentru compararea furnizorilor în
funcţie de criteriile alese.
• Se calculă scorul total pentru fiecare furnizor şi se alege furnizorul
care are scorul cel mai mare.